Halftijdse coachende boekhouder van jonge ondernemers bij Haven (M/V/X) – standplaats Antwerpen of Gent

Vacatures bij onze aangesloten jeugdhuizen

Haven vzw

Omschrijving Haven

Haven is een coöperatieve vennootschap, of cvba-so, van jonge ondernemers (18-30j), jeugdwerkplekken en gemotiveerde partners. Samen zorgen we voor een veilige proeftuin waar jonge ondernemers de ruimte en tijd krijgen om te experimenteren met hun eigen project. Ze kunnen de levensvatbaarheid van hun onderneming testen en de nodige ondernemerschapscompetenties ontwikkelen via persoonlijke begeleiding. Op deze manier kunnen ze op een juridisch correcte manier ontdekken of ze van hun passie een job kunnen maken.

Haven is gebouwd op de sterke schouders van 20 jeugdwerkplekken die vanuit hun werking inzetten op ondernemerschap bij jongeren. Deze jeugdwerkplekken hebben elk een coach in dienst die jongeren stimuleert en begeleidt bij het uitwerken van hun ideeën.

Wanneer de ondernemers starten met traject bij Haven, worden ze werkend vennoot van de coöperatie. Zo kunnen ze het BTW-nummer van de coöperatie gebruiken om aankopen en verkopen uit te voeren. Dat betekent dat er een gezamenlijke boekhouding is voor alle ondernemers, die analytisch gesplitst blijft.

Om haar werking te financieren krijgt Haven een subsidie van VLAIO. Deze komt toe op Haven VZW. De vzw ontvangt dus subsidies en omvat de tewerkstelling van het personeel en werkingskosten. De cvba-so omvat de ondernemende activiteiten van jongeren.

Momenteel zijn we in onderhandeling met VLAIO om de subsidie te verlengen na 2019. Gezien we mikken op groei en een ruimer budget is vanaf 2020 een ruimere tewerkstelling dan halftijds bespreekbaar. Wanneer de subsidies helemaal verzekerd zijn, bieden we ook een contract van onbepaalde duur aan.

Functieomschrijving en taken

De functie bestaat uit drie rollen met bijhorende taken.

Boekhouden

  • Je doet de boekhouding van Haven Incubator CVBA-SO, het betreft een dubbele boekhouding met BTW.
    • In de eerste plaats ben jij verantwoordelijk voor het invoeren van de administratie en het opvolgen van feedback aan ondernemers.
    • Je doet de analytische toewijzing van administratie aan de verschillende projecten onder Haven.
    • Je werkt met de Winbooks boekhoudsoftware.
  • Je werkt nauw samen met het boekhoudkantoor Coopfabrik. Zij kijken de invoer na, doen de nodige aangiftes bij de overheid, en maken de balans en jaarrekening op. Op termijn neem je meer taken over van het boekhoudkantoor. Coopfrabrik is jouw eerste aanspreekpunt voor vragen.
  • De boekhouding van Haven VZW gebeurt door de interne boekhouder van Formaat, medeoprichter van Haven.

Coachen

  • Je vertaalt antwoorden en feedback op een heldere en duidelijke manier naar de jonge ondernemers binnen Haven en helpt hen om deze in de praktijk te gebruiken.
    • Je geeft feedback op de financiële administratie van de Haven-ondernemers en volgt deze op.
    • Je bent het aanspreekpunt over budgettaire, financiële, boekhoudkundige en administratieve vragen, voor zowel ondernemers als coaches uit jeugdwerkplekken. Bijvoorbeeld: toe te passen BTW op facturen, verzekeringen, vennootschappen, financiering en ondernemersstatuten.
    • Je kan kort op de bal spelen om dringende vragen van een antwoord te voorzien.
  • Je bent zeker aanwezig op de belangrijke contactmomenten van Haven:
    • Op Work@Haven komen de ondernemers langs om hun administratie te bespreken. Dit wordt in de laatste maand van elk kwartaal op vier verschillende jeugdwerkplekken georganiseerd in de avond.
    • Op de Coach Club komen de Haven coaches van de verschillende jeugdwerkplekken samen voor inhoudelijke verdieping en uitwisseling. Dit wordt eenmaal per kwartaal georganiseerd op dezelfde dag als de Pitches en de Raad van Bestuur.
    • Op de Pitches komen potentiële Haven-ondernemers hun project voorstellen. De coaches en Haven personeelsleden geven feedback en een advies of ze kunnen toetreden tot Haven. Dit wordt eenmaal per kwartaal georganiseerd op dezelfde dag als de Coach Club en de Raad van Bestuur.
  • Je communiceert met ondernemers via verschillende kanalen: telefoon, mail, Facebook, Whatsapp, Google Drive, Skype, …

Financieel beleid en administratie

  • Je trekt het financieel beleid van Haven in samenwerking met het dagelijks bestuur: rapporteren van cijfers, begrotingen opmaken, budgetopvolging en cash-flow in het oog houden.
    • Je gebruikt Excel om van cijfers uit de boekhouding tot rapporteerbare cijfers en analyses te komen.
  • Je vindt verbeterpunten in de huidige financiële processen en onderneemt actie om deze aan te pakken.
  • Je staat in voor het algemene reilen en zeilen van financiën in een onderneming, zoals betalingen uitvoeren en bankzaken.
  • Je staat in voor het aansluiten van de Haven-ondernemers bij het ondernemersloket en de verzekeraar. Je volgt deze statuten en verzekeringen ook op.
  • Verder doe je personeelsadministratie van de organisatie: een beperkte taak eenmaal per maand met begeleiding vanuit Formaat. Je hoeft niet alle antwoorden zelf te kennen maar je dient basiskennis te hebben, je wilt zaken tot op het bot uitzoeken met partners en je hebt interesse om steeds meer expert te worden in de bovenstaande thema’s.

Je zal voor je job nauw samenwerken met de huidige coördinator, in een horizontaal team van twee personen, en met een sterk netwerk van betrokken coaches en partners. De coach club en raad van bestuur zijn de beslissingsorganen.

Haven is een groeiende organisatie dat stap voor stap haar toekomst aan het ontdekken is. In de toekomst komen er nog collega’s bij en kunnen taken herbekeken worden. Je hebt zin om deel uit te maken van een dynamische omgeving.

Profiel

  • Je hebt ervaring met dubbel boekhouden en BTW. Ervaring met coöperaties is een pluspunt.
  • Je hebt ervaring met Excel.
  • Je hebt de mindset van een coach. Je kan kennis en feedback op een eenvoudige manier overbrengen naar jonge, startende ondernemers.
  • Je bent gemotiveerd om Haven binnen de jeugdwerksector verder vorm te geven. − Je vindt het niet erg om bij te leren en nieuwe kennis te vergaren. Daarnaast functioneer je het best bij een divers takenpakket.
  • Je bent flexibel ingesteld op vlak van werkuren. De omgang met jongeren vereist enkele keren per maand avondwerk en uitzonderlijk weekendwerk. Daarnaast zijn typische piekmomenten voor de financieel medewerker de maanden waarin kwartaalaangiften moeten gebeuren en de jaarafsluit.
  • Je bent mobiel met het openbaar vervoer en, eventueel, de auto. De jeugdwerkplekken en ondernemers zijn verspreid over heel Vlaanderen. De job vraagt wekelijks verplaatsingen.
  • Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en kan prioriteiten stellen. − Je werkt nauwkeuring en resultaatgericht.
  • Ervaring met het ondersteunen van starters en/of jeugdwerk is een pluspunt.

Wij bieden

  • De kans om mee aan het roer te staan van een innovatief project in volle groei. − Een afwisselende en uitdagende functie met veel ruimte voor eigen inbreng.
  • Overuren worden gecompenseerd via inhaalrust. Avond- en weekendwerk geven recht op bonusuren inhaalrust.
  • Een halftijds contract van bepaalde duur tot en met december 2019. Indiensttreding ten laatste op 1 september 2019. Verlenging met onbepaalde duur mogelijk wanneer de subsidies vernieuwd zijn in 2020.
  • Een bruto aanvangswedde volgens barema B1b (PC 329). Relevante anciënniteit wordt in aanmerking genomen met een maximum van 6 jaar. Heronderhandeling van het loon is mogelijk wanneer de subsidies vernieuwd zijn in 2020.
  • Een vergoeding voor woon-werkverkeer, een GSM-abonnement en een laptop.

Interesse?

Stuur je sollicitatiebrief met cv ten laatste op 20 juni 2019 naar katrin@havencoop.be.

Geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een eerste sollicitatiegesprek op donderdag 27 juni tussen 16u en 21u op het hoofdkantoor van Haven in Berchem. Een eventueel tweede gesprek wordt gepland op donderdag 4 juli op dezelfde locatie en uren.

Meer informatie via Bram Oers (0479 227 226, bram@havencoop.be). Bram is de huidige coachende boekhouder, jij zal hem dus opvolgen en hij geeft graag meer uitleg over wat de job inhoudt.

Over Haven: www.havencoop.be
De Wittestraat 2
2600 Berchem