Boekhouding

Boekhouden betekent dat je duidelijk opschrijft welk geld binnenkomt en buitengaat. Je houdt alle inkomsten en uitgaven bij, zodat je altijd weet hoe je organisatie er financieel voorstaat.

Een goed bijgehouden boekhouding helpt je om:

• te zien hoe financieel gezond je vzw is
• een financieel beleid uit te werken, zodat je weet wanneer je een investering kan doen of beter nog even wacht
• beter te plannen: van activiteiten begroten en subsidies aanvragen tot sparen voor nieuw materiaal

Veel mensen zeggen “omdat het moet”. En dat klopt: als vzw ben je wettelijk verplicht om

• een boekhouding te voeren
• elk jaar een jaarrekening op te maken, te laten goedkeuren door de algemene vergadering (AV) en in te dienen
• elk jaar een begroting op te maken en te laten goedkeuren door de AV

Maar boekhouding is veel meer dan een verplicht nummertje. Ze geeft je nuttige informatie over je werking. Daarom raden we ze ook aan voor feitelijke verenigingen, al zijn die niet verplicht. Het is de enige manier om duidelijk te tonen dat de inkomsten en uitgaven juist worden beheerd en dat er geen geld zomaar verdwijnt.

Enkelvoudige boekhouding

Bij een enkelvoudige boekhouding hou je op een eenvoudige manier bij welk geld binnenkomt en buitengaat. Je werkt meestal met een kasboek of een eenvoudig overzicht. Daarin noteer je:

• hoeveel je kreeg of uitgaf
• van of aan wie
• de datum van de verrichting
• en waarvoor het was

Dit is geschikt voor kleine vzw’s met beperkte geldstromen. De meeste open jeugdwerkingen vallen in deze categorie. Vanuit Formaat raden wij aan om, waar dit wettelijk kan, te kiezen voor een enkelvoudige boekhouding. 

Tip: In Assist, de gratis tool voor leden van Formaat, kan je makkelijk een enkelvoudige boekhouding bijhouden. 

Wil je meer weten over dit soort boekhouding? Vind nog meer informatie over enkelvoudige boekhouding voor je vzw.

Dubbele boekhouding

Hier ga je een stap verder. Je noteert elke verrichting twee keer: waar het geld vandaan komt of naartoe gaat én wat er verandert binnen je werking (zoals kosten, opbrengsten, bezittingen en schulden). 

Dat geeft een vollediger beeld. Je ziet niet alleen inkomsten en uitgaven, maar ook hoe je organisatie financieel evolueert, hoeveel ze waard is en per activiteit of je winst of verlies maakt.

Wil je meer weten over dit soort boekhouding? Lees alle stappen en aandachtspunten voor de dubbele boekhouding van je vzw.

Een jeugdhuis koopt voor 300 euro aan drank en verkoopt die op een fuif voor 450 euro.

Bij enkelvoudige boekhouding noteer je:

• Drank kopen: 300 euro uitgaven
• Drank verkopen: 450 euro inkomsten

Bij dubbele boekhouding noteer je:

• Drank kopen: 300 euro (kosten voor drank én minder geld op de rekening)
• Drank verkopen: 450 euro (opbrengst uit drank én meer geld op de rekening of in kas)

Een vzw moet pas een dubbele boekhouding voeren als ze twee boekjaren na elkaar meer dan één van deze drempels overschrijdt:

• Gemiddeld meer dan 5 voltijdse werknemers (VTE)
• Meer dan 391.000 euro gewone inkomsten
• Meer dan 1.562.000 euro aan bezittingen
• Meer dan 1.562.000 euro aan schulden

Micro- of kleine vzw’s die onder deze drempels blijven, mogen een enkelvoudige boekhouding voeren en een vereenvoudigd model van de jaarrekening gebruiken. Wil je toch weten of dit voor jouw werking geldt? Check de drempels voor dubbele boekhouding.

Jeugdwerk, en dus ook jeugdhuizen, is vrijgesteld van btw (Artikel 44§2,2° van het btw-wetboek). Jeugdhuizen met een drankomzet boven 80.000 euro worden wel gemengd btw-plichtig.

Btw-plichtig zijn betekent niet automatisch dat je een dubbele boekhouding moet voeren. De wettelijke drempels hierboven blijven bepalend. Meer weten? Lees ons artikel over btw-plicht voor open jeugdwerkingen.

Wil je meer financieel inzicht?

Wil je meer inzicht in de financiële gezondheid van je werking? En beter opvolgen waar je middelen vandaan komen en hoe je ze besteedt? In ons artikel Financieel Fit ontdek je hoe je meer overzicht creëert, risico’s beperkt en je werking financieel fitter maakt.

Wil je overstappen naar enkelvoudige boekhouding?

Werk je nu met dubbele boekhouding, terwijl dat niet verplicht is? Dan raden wij aan om over te stappen naar enkelvoudige boekhouding. Die is laagdrempeliger en vraagt minder administratie. Gebruik ons stappenplan om over te stappen naar enkelvoudige boekhouding.

Meer weten?

Wil je zeker zijn welk systeem het best bij jouw werking past? Of heb je hulp nodig bij het opstarten of omzetten van je boekhouding? Contacteer ons of bekijk ons aanbod.