16 november 2018
Het is Vraag Het Vrijdag! Iedere eerste en derde vrijdag van de maand beantwoorden wij jouw vragen. Vandaag: "​Wat zijn de verplichtingen en aandachtspunten bij het voeren van een boekhouding in het jeugdhuis?"

Bijna alle jeugdhuizen werken in het kader van een vzw-structuur. Als vzw moet je je dan ook houden aan de boekhoudkundige verplichtingen van een vzw zoals de wetgeving die voorschrijft. Maar naast het feit dat het verplicht is, is een boekhouding ook een handig werkinstrument om een gezond financieel beleid te voeren.

Boekhoudkundige verplichtingen

Wat zijn nu die boekhoudkundige verplichtingen? We sommen ze even voor je op:

  • Een financieel dagboek bijhouden waarin je de uitgaven en ontvangsten van de vzw bijhoudt. Dat kan heel gemakkelijk met het programma Assist. De basisversie verkrijg je gratis bij je lidmaatschap bij Formaat.
  • Jaarlijks een inventaris opmaken met alle fysieke bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van de vzw. Dit dient als basis voor de Staat van vermogen.
  • De jaarrekening opmaken, laten goedkeuren door de AV en neerleggen bij de griffie van de rechtbank van koophandel. De jaarrekening is tweedelig en bevat de 'staat van ontvangsten en uitgaven' en de 'staat van vermogen'.
    • Let op! Doe je dit niet ieder boekjaar, dan kan de vzw op verzoek van een lid (dat niet tevreden is) of van een belanghebbende derde (bijvoorbeeld een schuldeiser) gerechtelijk ontbonden worden door de rechtbank als kan aangetoond worden dat de vzw niet haar verplichtingen voldaan heeft.
  • Een begroting opstellen met de financiële verwachtingen voor het volgend boekjaar en laten goedkeuren door de AV.
  • Voer op regelmatige tijdstippen de boekhouding. Wacht dus niet te lang met het inboeken van de uitgaven en ontvangsten en leg dit op regelmatige basis naast de begroting. Zo kan je op tijd ingrijpen als er zich problemen voordoen.
  • Registreer de dranken voor je vrijwilligers apart van de dranken die je verkoopt in je boekhouding. Dranken voor vrijwilligers vallen namelijk onder ‘diensten en diverse goederen’, terwijl dranken die je verkoopt onder ‘Goederen en diensten’ vallen. Doe je dit niet, dan kan je boekhouding een volledig vertekent beeld geven. Je koopt immers dranken aan tegen een bepaalde prijs die je verkoopt met winst. Als je die omzet niet haalt dan kan men zich bij een controle vragen beginnen stellen wat er met die inkomsten gebeurd is.

Aandachtspunten

Heb je de smaak te pakken en wil je leren aan de slag gaan met het voeren van een boekhouding in Assist? Er zijn nog enkele plaatsen vrij op Equipe. Zakelijk beheer – boekhouden, volgende week in Gent, Kortrijk of Brugge. Of wacht enkele maanden, dan komt Equipe terug naar de rest van het land.

Heb je zelf een vraag waarop je op onze website geen sluitend antwoord op lijkt te vinden? Stel ze dan aan vraaghet@formaat.be.