15 april 2020
Wat betekenen de coronamaatregelen nu precies voor het jeugdhuis? Wat kan en mag nog wel of niet? Hoe kan je als jeugdhuis bijvoorbeeld omgaan met het samenscholingsverbod? Kan vergaderen nog en zo ja hoe? Kan je nog klusjes doen of de grote schoonmaak organiseren? Antwoorden hieronder!

Wat mag nog in het jeugdhuis?

Eén van de maatregelen tegen het coronavirus is het samenscholingsverbod. Dat betekent dan ook dat je niet met groepen mag samenkomen, dus ook niet in het jeugdhuis. Bestuurders zijn echter verplicht om hun vzw te onderhouden als “een goede huisvader”. Dit principe geldt nog steeds. Dat betekent ook dat je bijvoorbeeld nog steeds verplicht bent om de brievenbus te ledigen van het jeugdhuis voor het bekijken van facturen. Vooraleer je tot actie overgaat, vraag je best bij jouw lokale overheid na of je nog naar het jeugdhuis mag gaan en wat zij zien als essentiële verplaatsing.

Een belangrijke noot hierbij is uiteraard dat je steeds dient rekening te houden met de ‘social distance’-regels. Dat wil zeggen dat je minimaal anderhalve meter wegblijft van anderen. Een tweede regel is dat je met niet meer dan twee personen tegelijk in het jeugdhuis mag zijn. Indien je met een tweede persoon gaat, moet die persoon ook – naast je gezin/mensen waarmee je samenwoont – de enige zijn die je nog ontmoet. De boodschap hierbij blijft: houd het beperkt en wees verstandig.

De redenen om nog naar het jeugdhuis te gaan, hebben volgens ons vooral te maken met hygiëne, verbruik, veiligheid en diefstal. Zoals eerder vermeld zijn er volgens Formaat bepaalde zaken essentieel. We zetten op een rijtje wat volgens ons essentieel is, maar de randvoorwaarden hiervoor zijn uiteraard dat (1) je de “social distance”-regel respecteert, (2) je er met maximaal twee personen bent en (3) toestemming hebt van het lokale bestuur.

Een samenscholingsverbod mag volgens ons niet betekenen dat het jeugdhuis er vuil bij ligt. Neem hiervoor het nodige initiatief. We denken dan aan kuisen indien nodig, etensresten te verwijderen, eten dat kan bederven verwijderen uit koelkasten, het vuilnis buiten zetten, enzoverder. Maar dus opnieuw: dat kan niet in groep.

Nu het jeugdhuis gesloten is, raden we aan om het verbruik zo laag mogelijk te houden. Dit kan door:

  • Alle elektrische apparaten uit te schakelen (incl. frigo!)
  • De chauffage uit te schakelen
  • Tapkoeling/ installatie uit te zetten indien mogelijk. Indien je een eigen installatie hebt, let op als je deze afsluit. Door het afsluiten kunnen installaties en bierleidingen geïnfecteerd raken, wat bij de heropstart voor problemen kan zorgen.
  • Zorg dat er geen sluipverbruik is
  • Normaal hebben jeugdhuizen geen producten die bederven, maar mocht dat wel het geval zijn bekijk je best wat je er tijdens de maatregelen mee kan doen.
  • ...

Dieven weten intussen dat er momenteel niemand aanwezig is in de jeugdhuizen, dus wees je daar ook bewust van. We raden aan om zo veel mogelijk kostbaar materiaal achter slot en grendel te plaatsen en indien nodig weg te halen uit het jeugdhuis. Het gaat zowel over materiële zaken als over geld. Vermijd dat er nog geld aanwezig is in het jeugdhuis.

In bepaalde gemeentes en steden kan je beroep doen op de politie om af en toe te bekijken of alles nog aanwezig is. Indien dat niet kan in jouw gemeente, kan je misschien iemand uit het bestuur af en toe eens een kijkje laten nemen aan het gebouw.

Wat kunnen we doen nu het jeugdhuis gesloten is?

Kop op

Wat je zeker niet mag doen is bij de pakken blijven zitten. Hou de moed erin en wees creatief.

Wees creatief

We raden aan om op sociale media actief te blijven en acties te bedenken, wees creatief is de boodschap. Op onze social media vind je binnenkort de leukste en beste voorbeelden.

Maak je administratie in orde

Het is hét ultieme moment om wat werk achter de schermen in orde te brengen. Bijvoorbeeld om de administratieve taken, waar je misschien anders geen tijd voor vindt om in orde te brengen.

Een lijstje om je te inspireren:

  • Neem nog wat foto's van je buitenruimte en dien een dossier in voor de oproep van Multiplek.
  • Wettelijk is een vzw verplicht een informatienota voor de vrijwilligers op te stellen. Hierin vindt de vrijwilliger minstens alle info over de afgesloten verzekeringspolissen en de afspraken over het terugbetalen van de gemaakte kosten. Formaat heeft hiervoor een model opgemaakt, die je kan aanpassen naar je eigen jeugdhuis.
  • Maak alvast statuten op die aangepast zijn aan de vernieuwde wetgeving. Op de website vind je ook modelstatuten.
  • Iedere vzw moet zijn bestuursleden registreren in het UBO-register
  • Heel wat jeugdhuizen beëindigen hun boekjaar op 31 december. Ten laatste 6 maanden na de afsluiting moet de jaarrekening neergelegd worden bij de ondernemingsrechtbank, inmiddels werd deze deadline 10 weken uitgesteld omwille van Corona. Je kan er nu voor kiezen om een online algemene vergadering te organiseren of de algemene vergadering uitstellen tot na de maatregelen. Hier vind je hoe je dit kan in orde brengen.

  • Kan het intern reglement van jouw jeugdhuis wel eens een update gebruiken? Hier vind je meer informatie rond het intern reglement van een jeugdhuis. Opgelet: In de statuten van de vzw moet de datum met de laatste wijziging van het intern reglement. Het wijzigen van je statuten is niet simpel en door de datumvermelding is het wijzigen van het intern reglement ook niet gemakkelijk en kost bovendien geld om te publiceren in Belgisch staatsblad. Vandaar vermijd je best het gebruik van de term ‘intern reglement’. We raden aan om het intern reglement zo beperkt mogelijk te houden. Je kan daarnaast de rest opnemen in alternatieve reglementen (bvb. Bestellersreglement).

Maak denkoefeningen

We kregen de vraag van jeugdhuizen of het wel nog nuttig is om te vergaderen, aangezien de vergaderingen van die jeugdhuizen grotendeel bestaan uit het plannen van nieuwe evenementen. Het antwoord hierop is duidelijk: JA! Nu je er de tijd voor hebt is het net de ultieme kans om eens na te denken over het bredere plaatje van jouw jeugdhuis. Denk eens na over thema’s, waar je anders niet onmiddellijk bij stilstaat. Voorbeelden zijn:

  • Doe een brainstorm over leuke activiteiten, die je ooit kan organiseren. Wanneer je wel weer mag organiseren kan je die ideeën zeker gebruiken. Wil je inspiratie opdoen over brainstormtechnieken, neem dan hier eens een kijkje
  • Hoe kunnen we ons jeugdhuis laagdrempeliger maken? Een jeugdhuis hoort een plek te zijn waar iedereen zich thuis voelt. Toch durven heel wat jongeren de stap niet te zetten naar een jeugdhuis. Hier is de vraag dan: Wat kan je als jeugdhuis doen zodat de jongeren wel tot in het jeugdhuis geraken?
  • Hoe kunnen we onze bereik vergroten? Hoe kunnen we dus meer en andere jongeren aantrekken?
  • Hoe kunnen we onze online communicatie en community verbeteren en versterken?
  • Hoe kunnen we vrijwilligers meer motiveren?
  • Denk eens na over hoe je je vrijwilligers in de bloemetjes kan zetten.
  • Denk ook eens na over de inrichting van het jeugdhuis.
  • Wees creatief en ga aan de slag, door zelf dingen te maken voor het jeugdhuis. Haal je DIY-skills uit en verbeter de inrichting van je jeugdhuis.

Kortom, wij raden aan om alle thema’s waar je mee zit eens aan te pakken. Weet je niet goed hoe hieraan kan beginnen? Neem gerust contact op met de jeugdhuisondersteuner. Wij denken graag mee!

Alle info of en hoe je nog kan vergaderen met het jeugdhuis lees je in dit artikel.

Heb je nog vragen? Stel ze aan vraaghet@formaat.be.