03 april 2020
Het is Vraag Het Vrijdag! Iedere eerste en derde vrijdag van de maand beantwoorden wij jouw vragen. Vandaag: "Wat gebeurt er als de jaarrekening van het jeugdhuis niet wordt neergelegd?"

Wat is de jaarrekening?

De jaarrekening is het financiële overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het voorbije boekjaar. De jaarrekening moet jaarlijks neergelegd worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank van het arrondissement waar de vzw haar maatschappelijke zetel heeft. Op die manier krijgen buitenstaanders een zicht op de financiële situatie van het jeugdhuis.

De jaarrekening bestaat uit twee delen: (1) de staat van ontvangsten en uitgaven en (2) de toelichting. De toelichting bestaat eveneens uit twee delen: (1) de staat van vermogen en (2) de waarderingsregels.

Tip: Als je de boekhouding van het jeugdhuis bijhoudt in Assist - een boekhoudprogramma dat gratis is voor leden van Formaat - kan je de jaarrekening eenvoudig opmaken.

Moeten we de jaarrekening goedkeuren?

Vooraleer je de jaarrekening neerlegt, moet ze goedgekeurd worden door de algemene vergadering. De goedkeuring van de AV moet ten laatste zes maanden na het afsluiten van het boekjaar gebeuren. De neerlegging van de jaarrekening moet op zijn beurt binnen de maand na de goedkeuring door de algemene vergadering gebeurd zijn.

Voor de meeste vzw’s loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar en moet de algemene vergadering ten laatste in juni worden georganiseerd. Door de huidige coronamaatregelen - die de verspreiding van het corona virus moeten tegengaan - kan je vandaag onmogelijk een fysieke algemene vergadering organiseren. Wij adviseren dan ook om de jaarrekening te laten goedkeuren tijdens een digitale algemene vergadering. Alles over hoe je digitaal kan vergaderen lees je hier.

UPDATE (10/04/2020): Omwille van de coronamaatregelen werd beslist om de deadline voor het neerleggen van de jaarrekening te verlengen met 10 weken. Je hebt dus twee opties:

  1. Een digitale algemene vergadering organiseren
  2. Je algemene vergadering uitstellen

De jaarrekening neerleggen?

Het neerleggen van de jaarrekening bij de griffie van de ondernemingsrechtbank is gratis. (Je doet dit zoals hierboven gezegd binnen de 30 dagen na goedkeuring op de algemene vergadering.) Je kan dit nog niet elektronisch doen, dus ga je ze persoonlijk neerleggen of je stuurt ze op. Je voorziet meerdere exemplaren en zodat je één ervan kan laten tekenen door de griffie zodat je een bewijs hebt voor je administratie. Vergeet de jaarrekening niet te ondertekenen. Wie er moet handtekenen is normaal gezien opgenomen in de statuten van jouw vzw. Indien dat niet het geval is, horen de voorzitter en een bestuurder(s) dat te doen. Voeg ook het verslag van de AV toe waarop de jaarrekening en de begroting is goedgekeurd. De begroting moet je niet mee indienen.

!Opgelet!

Het neerleggen van je jaarrekening is verplicht. Dat is één van de regels voor het beheren van een vzw. Als je vzw dat drie opeenvolgende jaren niet heeft gedaan, kan je vzw gerechtelijk ontbonden worden.

Meer informatie over de jaarrekening vind je hier.

Heb je toch nog vragen? Mail dan naar vraaghet@formaat.be.
Je vindt alle info over de coronamaatregelen en de gevolgen ervan op www.formaat.be/corona.