18 maart 2020
Met alle nieuwe coronamaatregelen van de afgelopen dagen kan het misschien onduidelijk lijken wat nog wél kan en wat niet meer. Zo gaat dat ook met vergaderen. Hoe zit het daar nu mee?

Done or not done?

Hoewel jongeren geen expliciete risicogroep zijn voor het coronavirus, kan je het virus wel overdragen naar anderen en dus naar meer kwetsbare personen. Wees dus solidair naar alle personen in onze samenleving. Draag zorg voor elkaar en geef het virus zo min mogelijk kans om te verspreiden.

Wij raden het zowel af om nog fysiek aanwezig te vergaderen in het jeugdhuis als bij leden thuis. Bovendien is er sinds 18 maart een samenscholingsverbod. Dit wil zeggen dat we aanraden om creatief aan de slag te gaan. Er zijn vandaag de dag heel wat platformen waarmee je online kan vergaderen. Voorbeelden daarvan zijn: Skype, Microsoft Teams, Messenger, Zoom, Discord, Webex… Er zijn heel wat programma’s waarmee je kan experimenteren.

Het is niet simpel, maar met wat extra inspanning en voorbereiding lukt het. Wees dan ook solidair met je jeugdhuis en neem de verantwoordelijkheid om digitaal te vergaderen.

Tips & tricks

We zetten enkele tips & tricks op een rijtje over online vergaderen:

  • Bezint eer ge begint. Zorg voor een goed programma, waarbij meerdere mensen kunnen deelnemen.
  • Spreek duidelijk af wanneer je begint met de vergadering.
  • Duid één gespreksleider aan. Die persoon leidt de punten in en duidt mensen aan die willen spreken. Kwestie van chaos te vermijden.
  • Praktisch maar niet onhandig: vraag iedereen op voorhand om een koptelefoon te gebruiken. Zo vermijd je een echo op het gesprek.
  • Maak duidelijke afspraken rond wie aan het woord is. Tips hiervoor zijn:
    • Je vraagt het woord door een bepaalde handbeweging (af te spreken), zodat de gespreksleider je het woord kan geven.
    • Spreek zo specifiek mogelijk, en beperk je tot het specifieke onderwerp. Je zoekt immers een werkbare beslissing.
    • Als er een technisch probleem is (vb. geluidskwaliteit), gebruik dan een bepaald handgebaar. Spreek hiervoor ook op voorhand een bepaald gebaar voor af. Niet iedereen heeft immers hetzelfde technisch probleem, dan kan het gesprek verder.
  • Het verslag wordt live getypt. Zorg dat iedereen het verslag kan lezen, door het te delen in programma's als Google Docs of OneNote.
  • Begin de vergadering met het opmaken en/of overlopen van de agenda. Voeg puntjes toe, indien nodig.
  • Key word: structuur. Zorg tijdens het hele gesprek voor structuur. Hierin ligt een grote rol bij de gespreksleider.

Digitale tools

Opnieuw: ook hiervoor is het het ideale moment om te experimenteren met digitale tools. Enkele voorstellen:

  • Mural en Miro zijn programma’s, waarin je digitaal kan brainstormen. Ze zijn geschikt voor kleinere groepen (3-8). Meer informatie vind je op de websites:
  • Brainstormen met grote groepen van 8-30 personen is niet simpel, daarvoor kan Mentimeter een handig middel zijn
    • Dit is een app waarbij mensen heel veel input kunnen geven.
      • Je kan heel simpele polls invoeren met 2 of meerdere antwoordopties (ipv handopsteking bvb).
      • Je kan mensen een heel uitgebreide mening laten geven door echt teksten te laten typen.
      • Of je kan een woordenwolk maken met 'de eerste drie woorden die in je opkomen'
  • Hier vind je meer informatie over hoe je de resultaten kan tonen aan de deelnemers van het gesprek.
  • Meer informatie over het programma vind je op de website van Mentimeter.