Het is Vraag Het Vrijdag! Iedere eerste en derde vrijdag van de maand beantwoorden wij jouw vragen. Vandaag: “Kunnen we als jeugdhuis nog foto’s maken van bezoekers op evenementen en die erna op facebook zetten?” (GDPR)

De GDPR-wet zegt dat je in principe een dubbele toestemming nodig hebt:

  • Toestemming om iemand te mogen fotograferen (portretrecht).
  • Toestemming om die foto te mogen publiceren.

Dat betekent dat je op elk evenement iedere aanwezige een blad moet laten ondertekenen waarop ze toestemming geven om gefotografeerd te worden én ze ermee akkoord gaan dat die foto’s gepubliceerd worden. Dat is natuurlijk niet vanzelfsprekend, maar bij portretfoto’s of foto’s waarbij je focus op één of meerdere personen wel nodig. Digitale toestemming is natuurlijk ook mogelijk, maar een blad met handtekening lijkt ons in dit geval toch de gemakkelijkste optie.

Gelukkig zijn er uitzonderingen

Als je tijdens een evenement sfeerfoto’s maakt van het aanwezige publiek waarbij je niet focust op één of enkele personen, dan is dat geen overtreding van het portretrecht. Die foto’s kan je dus zo gebruiken om een sfeerverslag te maken. Maar let hier goed op: niet iedere jongere zal appreciëren dat hij of zij herkenbaar op een foto staat.

Denk ook goed na over de foto’s die je verspreidt. Stel jezelf de vraag welk beeld je van jouw jeugdhuis wil ophangen naar de buitenwereld. Zorg er dus voor dat je jongeren/ouders niet afschrikt (door bijvoorbeeld enkel alcohol drinkende jongeren te tonen).

Als je die sfeerfoto’s wilt gebruiken in een publicatie (zoals bijvoorbeeld een folder of een affiche), dan vraag je best aan de herkenbare mensen of zij dit ok vinden. Spreek ook intern af (en leg het vast in je GDPR-verklaring) hoe lang je foto’s bewaart. Met foto’s van min 16-jarigen moet je sowieso opletten. Je hebt de toestemming van de ouders nodig om hen te mogen fotograferen en de foto’s te publiceren en bewaren.

Een tweede uitzondering is wanneer je foto’s neemt bij een bijzondere gebeurtenis met nieuwswaarde. Iemand ontvangt bijvoorbeeld een prijs en staat op de foto met de schepen van jeugd. Of een bekende persoon bezoekt jouw jeugdhuis. Wanneer er dus sprake is van nieuwswaarde, mag je mensen erover informeren met een foto.

Poseren op de foto

Hiervoor citeren we Scwitch:

"De toestemming moet niet schriftelijk zijn maar kan ook mondeling of stilzwijgend worden gegeven. Een stilzwijgende toestemming kan bijvoorbeeld het feit zijn dat een persoon zich laat fotograferen tijdens een activiteit van een vereniging, en er zich bewust van is dat de foto in het verenigingsblad kan worden gepubliceerd. Een mondelinge of stilzwijgende toestemming is moeilijk bewijsbaar. We raden aan dat je je leden en deelnemers steeds duidelijk informeert (via privacyverklaring, op het deelnemersformulier,…) dat je sfeerbeelden neemt tijdens activiteiten en deze ook kan gebruiken voor rapportage. Voor het gebruik van gerichte foto’s, zeker voor promotionele doelen stellen we voor dat je steeds de toestemming van de betrokkene(n) vraagt.”

In theorie zou het dus genoeg zijn om mondeling/stilzwijgend akkoord te gaan, zoals poseren voor de foto. Maar in praktijk is schriftelijke toestemming toch altijd aanbevolen, aangezien je mondelinge toestemming moeilijk te bewijzen is.

Enkele tips

  • Als je foto’s wilt maken op een evenement, kondig je dat best op voorhand aan (via affiche, Facebook, aan de inkom …). Personen die niet gefotografeerd willen worden, kunnen zich op voorhand kenbaar maken. Je kan die persoon (bijvoorbeeld) een rode sticker geven; Zij die niet willen dat de foto's gepubliceerd worden, krijgen dan een ander kleur.
  • Je kan ook aankondigen dat je (bijvoorbeeld) tussen 22u en 23u foto’s gaat maken die achteraf gepubliceerd zullen worden voor diverse doeleinden.
  • Je nodigt je leden actief uit voor een fotosessie tijdens een evenement.

Meer info over de GDPR-wetgeving op www.formaat.be/gdpr. Zelf vragen over jouw jeugdhuis waar je maar geen antwoord op vindt? Stel ze aan vraaghet@formaat.be.