07 september 2018
Het is Vraag Het Vrijdag! Iedere eerste en derde vrijdag van de maand beantwoorden wij jouw vragen. Vandaag: "Moet mijn jeugdhuis facturen opmaken?"

De uitgaande facturen

Jeugdhuizen die vrijstelling van btw genieten door artikel 44 in het btw-wetboek zijn niet verplicht om facturen op te maken. Btw-plichtige jeugdhuizen hebben die verplichting dus wel. Toch is het voor elk jeugdhuis aan te raden facturen op te maken, met het oog op de bewijslast van de boekhouding. Voor het opmaken van een factuur gelden er enkele regels.

Een factuur moet aan enkele voorwaarden voldoen:

  • Het woord “Factuur” moet op het document staan;
  • De datum van uitreiking;
  • Het volgnummer;
    Iedere factuur moet een uniek nummer krijgen. Dit nummer moet hetzelfde zijn als deze in het dagboek. Het nummer loopt chronologisch op: bijvoorbeeld V2014-001[1], V2014-002 …
  • De identiteit van de leverancier;
    De gegevens van de vzw moeten vermeld worden (naam, adres, ondernemingsnummer en bankrekeningnummer);
  • De identiteit van de klant;
  • Vervaldatum;
  • Algemene voorwaarden van de factuur;
  • Verwijzing naar de btw-wetgeving ingeval van vrijstelling van btw;
    Bij jeugdhuizen wordt op de factuur geplaatst “Vrij van btw: Artikel 44 §2 van het btw-wetboek.
  • Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of verstrekte diensten.

Jeugdhuizen die wel btw-plichtig zijn, moeten apart de btw vermelden op de factuur met de maatstaf van heffing.

Facturen mogen zowel digitaal als op papier bewaard worden. Bewaar de facturen op volgnummer.

De inkomende facturen

Het jeugdhuis krijgt ook zelf facturen aan. Ook deze facturen zijn officiële bewijsstukken in de boekhouding.

Inkomende facturen worden door het jeugdhuis voorzien van een intern nummer. Dit is niet het factuurnummer van de leverancier. Het nummeren van de inkomende facturen is analoog aan de uitgaande. Het nummer is uniek en loopt chronologisch op. Je zou deze dan ook als volgt kunnen nummeren: A2014-001[2], A2014-002 …

Soms krijg je als jeugdhuis een factuur aan die niet correct is. Betwist die dan zo snel mogelijk! Op dit moment is er in Assist geen mogelijkheid om deze apart te registreren. Je kan deze facturen bijhouden in een apart document (bijvoorbeeld in Excel).

Met het oog op bewijzen, stuur je best een aangetekend schrijven naar de leverancier. Zorg dat de volgende zaken zeker vermeld worden:

  • De datum waarop de factuur werd ontvangen
  • Het factuurnummer van de leverancier
  • Het bedrag van de factuur
  • Een uitleg waarom je de factuur betwist
  • Je kan best ook altijd het niet betwiste deel van de factuur betalen. Zo vermijd je lastige boetes. Vermeld dat ook op dit schrijven.

[1] V van verkoop factuur, jaar-nummer.

[2] A van aankoopfactuur; jaar-nummer

Heb je zelf een vraag waarop je op onze website geen sluitend antwoord op lijkt te vinden? Stel ze dan aan vraaghet@formaat.be .