25 maart 2020
We vallen met de deur in huis: Jeugdhuizen hebben hun dagelijkse werking moeten stopzetten omwille van de coronacrisis. Ook andere activiteiten en evenementen opgeschort worden tot de maatregelen eventueel versoepeld worden. Aangezien een algemene vergadering ook een activiteit is, kunnen de reeds geplande algemene vergaderingen niet doorgaan. Maar wat als er nu een eigenlijk een algemene vergadering móét plaatsvinden (bijvoorbeeld nav de jaarrekening)?

Wat is een algemene vergadering?

De algemene vergadering (afgekort: av) is samengesteld uit alle leden van de vzw. De algemene vergadering bepaalt en bewaakt de doelen van de vzw. Daarom is het juridisch gezien het belangrijkste orgaan van heel de vzw. De algemene vergadering moet minstens één keer per jaar samenkomen. Ze is immers verantwoordelijk voor heel wat belangrijke beslissingen over het jeugdhuis.

De bevoegdheden van de algemene vergadering zijn:

  • de wijziging van de statuten
  • de benoeming en afzetting van de bestuurders
  • de benoeming en afzetting van de commissaris en het bepalen van zijn vergoeding
  • de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen
  • de goedkeuring van de begroting en van de jaarrekening
  • de ontbinding van de vereniging en in dat geval ook de beslissing naar welke andere vereniging de bezittingen van de vzw overgedragen worden
  • de uitsluiting van een werkend lid
  • de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk
  • alle gevallen waarin de statuten dat vereisen.

Je vindt meer informatie hierover op onze website bij algemene vergadering.

Momenteel zijn alle jeugdhuizen gesloten om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Dit heeft gevolgen voor de geplande of toekomstige algemene vergadering van ieder jeugdhuis. In dit artikel zetten we op een rijtje wat je met een reeds geplande algemene vergadering moet doen en wat je kan doen als er een algemene vergadering moet plaatsvinden tijdens de maatregelen.

Mag de reeds geplande algemene vergadering doorgaan?

De federale overheid nam op donderdagavond 12 maart de beslissing om alle publieke activiteiten en evenementen te verbieden. Alle evenementen, klein en groot, moeten geannuleerd worden. Daar horen jeugdhuizen ook bij. Momenteel is nog niet duidelijk tot wanneer die maatregelen van kracht zullen blijven, de vooropgestelde datum die de federale overheid aankondigt kan namelijk nog uitgesteld worden. De maatregelen blijven dus gelden zolang er geen versoepeling wordt aangekondigd.

Concreet betekent dit dat jeugdhuizen hun dagelijkse werking zullen moeten stopzetten tot een versoepeling wordt aangekondigd. Ook andere activiteiten en evenementen moeten tot dan opgeschort worden. Aangezien een algemene vergadering ook een activiteit is, kunnen de reeds geplande algemene vergaderingen niet doorgaan.

Wat als er eigenlijk een algemene vergadering moet plaatsvinden?

De meeste jeugdhuizen organiseren de algemene vergadering binnen de eerste zes maanden van het jaar. Dat heeft te maken de jaarrekening. De jaarrekening moet binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar goedgekeurd worden. Bij de meeste jeugdhuizen eindigt het boekjaar op 31 december en moet de jaarrekening goedgekeurd worden tegen eind juni. Omwille van de coronamaatregelen werd die deadline uitgesteld met 10 weken. Momenteel is er dus nog even tijd om de algemene vergadering uit te stellen naar een later moment.

Maar... Sommige vzw’s hebben in hun statuten bepaald dat de algemene vergadering vroeger moet plaatsvinden of willen toch binnen de zes maanden hun jaarrekening goedkeuren. Voor die jeugdhuizen zijn er twee opties:

  • Je stelt de algemene vergadering uit en laat die doorgaan wanneer het wel weer is toegelaten. Hoewel je eigenlijk je statuten moet naleven, is het in deze omstandigheden onmogelijk om fysiek samen te komen.
  • Je organiseert een online algemene vergadering. Pas op: Dit kan enkel als de statuten het niet uitsluiten en als het technisch haalbaar is. Wij hebben alvast enkele tips & tricks op een rijtje gezet voor het organiseren van een online vergadering. Er zijn ook nog enkele randvoorwaarden voor het organiseren van een online algemene vergadering:
    • Bij hoogdringende besluitvorming in het belang van de vzw (goed motiveren dus in de notulen)
    • Mits unanieme verzaking door alle leden
    • En bekrachtiging op de eerstvolgende (normale) AV