10 mei 2021
Heel wat jeugdhuizen hebben de gewoonte om in deze periode van het jaar hun jaarlijkse algemene vergadering te organiseren, maar fysieke samenkomsten in jeugdhuizen al even niet meer zijn toegelaten. In deze Vraag het Vrijdag gaan we in op wat je als jeugdhuis kan doen om dit probleem op te lossen.

Wat is een algemene vergadering?

De algemene vergadering (afgekort: av) is samengesteld uit alle leden van de vzw. De algemene vergadering bepaalt en bewaakt de doelen van de vzw. Daarom is het juridisch gezien het belangrijkste orgaan van heel de vzw. De algemene vergadering moet minstens één keer per jaar samenkomen. Ze is immers verantwoordelijk voor heel wat belangrijke beslissingen over het jeugdhuis.

De bevoegdheden van de algemene vergadering zijn:

  • de wijziging van de statuten
  • de benoeming en afzetting van de bestuurders
  • de benoeming en afzetting van de commissaris en het bepalen van zijn vergoeding
  • de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen
  • de goedkeuring van de begroting en van de jaarrekening
  • de ontbinding van de vereniging en in dat geval ook de beslissing naar welke andere vereniging de bezittingen van de vzw overgedragen worden
  • de uitsluiting van een werkend lid
  • de omzetting van de vereniging in een vennootschap met een sociaal oogmerk
  • alle gevallen waarin de statuten dat vereisen.

Je vindt meer informatie hierover op onze website bij algemene vergadering.

Heel wat jeugdhuizen hebben de jaarlijkse gewoonte om hun AV in de eerste maanden van het jaar te organiseren. Vanuit Formaat raden wij dit ook aan, aangezien de meeste jeugdhuizen een nieuw boekjaar beginnen op 1 januari. Op deze algemene vergadering kan je de jaarrekening van het vorig boekjaar dan goedkeuren en eventueel bestuursleden (her)benoemen. Door de coronamaatregelen gaat het er dit jaar wat anders aan toe. Er zijn drie mogelijkheden:

  • Je stelt de AV nog even uit
  • Je organiseert een elektronische algemene vergadering
  • Je organiseert een schriftelijke algemene vergadering

Je stelt de algemene vergadering nog even uit

De federale overheid nam op 27 oktober de beslissing om alle publieke activiteiten en evenementen te verbieden. Aangezien een algemene vergadering ook een activiteit is, kunnen de reeds geplande algemene vergaderingen niet doorgaan. Een algemene vergadering mag met andere woorden momenteel niet fysiek doorgaan.

De meeste jeugdhuizen organiseren de algemene vergadering binnen de eerste zes maanden van het jaar. Dat heeft te maken de jaarrekening. De jaarrekening moet binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar goedgekeurd worden. Bij de meeste jeugdhuizen eindigt het boekjaar op 31 december en moet de jaarrekening goedgekeurd worden tegen eind juni. Deze jeugdhuizen kunnen voorlopig nog wel even de algemene vergadering uitstellen tot er versoepelingen aangekondigd worden.

Een nadeel van het uitstellen van de algemene vergadering is dat ook de begroting voor 2021 niet goedgekeurd is. Vandaar adviseren wij om een elektronische of schriftelijke algemene vergadering te organiseren.

Je organiseert een elektronische algemene vergadering

Sinds 24 augustus is het ook mogelijk om een algemene vergadering op afstand te organiseren. Sinds 24 december is het niet meer nodig om deze mogelijkheid expliciet op te nemen in de statuten. Het bestuur mag vanaf nu oordelen of het mogelijk is om de leden op afstand via een elektronisch communicatiemiddel samen te brengen voor een algemene vergadering.

Bij het organiseren van een elektronische algemene vergadering horen enkele voorwaarden:

  • De algemene vergadering moet door het bestuursorgaan op een correcte manier worden samengeroepen.
  • Het moet daarbij duidelijk zijn hoe de algemene vergadering concreet wordt georganiseerd (bv. Via telefoon of via een digitale tool zoals "Teams", "Zoom", "Skype",…).
  • Het gebruikte communicatiemiddel moet het toelaten om de hoedanigheid en de identiteit van de leden die het gebruiken te controleren (dit is het geval bij het gebruik van "Zoom", "Teams", "Skype",...). Bij een beperkt aantal leden is dit ook mogelijk via de telefoon.
  • Het gebruikte communicatiemiddel moet ervoor zorgen dat de leden rechtstreeks, gelijktijdig en onafgebroken de bespreking kunnen volgen en kunnen stemmen.
  • Ook moet het elektronisch communicatiemiddel de leden in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen, tenzij de VZW in de oproeping van de algemene vergadering motiveert dat ze niet over zulk communicatiemiddel beschikt (tijdelijke bepaling tot 30 juni 2021).
  • Eventuele technische problemen en incidenten die de deelname of stemming langs elektronische weg hebben belet of verstoord, moeten opgenomen worden in de notulen van de algemene vergadering.
  • Er dient een Bureau van de algemene vergadering te worden ingericht. De leden van het bureau van de algemene vergadering kunnen niet langs elektronische weg aan de algemene vergadering deelnemen. Het is essentieel dat de leden van het bureau aanwezig zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd omdat zij de notulen moeten maken en tekenen en verantwoordelijk zijn voor de controle van de de geldige samenstelling van de vergadering. Er is nergens wettelijk bepaald wie dit moet zijn. Gezien de coronamaatregelen raden wij aan dit te beperken tot de voorzitter en secretaris en eventueel de penningmeester.

Meer informatie vind je op de website van Scwitch.

Je organiseert een schriftelijke algemene vergadering

Een derde mogelijkheid is het organiseren van een schriftelijke algemene vergadering. Bij deze AV kan ook gestemd worden op afstand vóór de algemene vergadering langs elektronische weg. Ook dit hoeft niet langer opgenomen te zijn in de statuten, maar er zijn ook enkele voorwaarden:

  • Alle leden moeten akkoord gaan met deze werkwijze en de besluiten moeten bij eenparigheid van de stemmen worden genomen.
  • Het is niet toegelaten een schriftelijke algemene vergadering te organiseren in geval van statutenwijzigingen.
  • De besluitvorming moet schriftelijk gebeuren, zonder dat je verlangt dat de leden fysiek samenkomen.
  • De leden van het bestuursorgaan en de eventuele commissaris mogen op hun verzoek kennisnemen van de besluiten.

Nog vragen? Stuur een mailtje naar vraaghet@formaat.be