17 januari 2020
Het is Vraag Het Vrijdag! Iedere eerste en derde vrijdag van de maand beantwoorden wij jouw vragen. Vandaag: "Hoe maak ik het UBO-register in orde?"

WAT IS UBO?

De afkorting UBO staat voor ‘ultimated beneficial owner’ wat vertaald kan worden als ‘uiteindelijke begunstigden’. Alle rechtspersonen, en dus ook vzw’s, zijn verplicht om hun ‘uiteindelijk begunstigden’ te registreren.

WIE ZIJN UITEINDELIJK BEGUNSTIGDEN?

Voor jeugdhuis-vzw’s worden onder andere de volgende personen als uiteindelijk begunstigden beschouwd:

  • De leden van de raad van bestuur
  • Zij die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen (bijvoorbeeld een personeelslid dat de vzw mag vertegenwoordigen)
  • Leden van het dagelijks bestuur (komt normaal alleen voor bij zeer grote vzw’s)

Informeer de uiteindelijk begunstigde officieel dat hun gegevens in het register worden opgenomen en geef de nodige toelichting over het UBO-register. Informeer hen dus:

  • Dat die gegevens in het register geregistreerd en bewaard worden.
  • Over het recht van de uiteindelijk begunstigde om kennis te nemen van de gegevens en die te laten verbeteren of verwijderen indien ze onjuist zijn (aanvraag via ubobelgium@minfin.be).
  • Over de bewaartermijn van 10 jaar.

Eenmaal geregistreerd, krijgen alle uiteindelijk begunstigden ook een mailtje om hen mee te delen dat ze zijn opgenomen in het UBO-register.

WELKE INFORMATIE MOET IN HET REGISTER?

Vzw’s moeten aan het register de volgende informatie over elk van hun begunstigden meedelen:

  • Naam en voornam
  • Geboortedag, -maand en -jaar
  • Nationaliteit
  • Land van verblijf en verblijfsadres
  • Datum waarop zij/hij uiteindelijk begunstigde is geworden
  • Rijksregisternummer
  • De categorie waartoe zij/hij behoort (zie hierboven)

Daar moet je alle bewijsstukken bijvoegen (kopie van de identiteitskaart…).

HOE BRENG JE DIT IN ORDE?

De bestuurders van de vzw moeten de gegevens en nodige bewijsstukken aanleveren. De gegevens moeten jaarlijks worden bijgewerkt. Als er tussentijds iets wijzigt aan de gegevens, moet dit binnen de maand ook in het UBO-register worden meegedeeld. Zo niet, riskeer je een administratieve boete van 250 tot 50.000 euro.

Onderneem dus de volgende stappen:

  • Bepaal wie in jouw jeugdhuis de uiteindelijk begunstigden zijn.
  • Contacteer en over hun rechten en plichten.
  • Vraag hen alle relevante informatie en bewijsstukken te bezorgen.
  • Geef de informatie in het UBO-register in (via MyMinFin). Wij testten het UBO-register al eens uit en leggen je in deze presentatie stap voor stap uit hoe je de uiteindelijke begunstigden van jouw vzw registreert.
  • Zorg ervoor dat eventuele wijzigingen snel opgevolgd en meegedeeld worden.

In veel gevallen zal het UBO-register op basis van de gegevens die beschikbaar zijn in de kruispuntbank al ingevuld zijn. In dit geval moet je bevestigen dat de gegevens correct zijn of, in het geval ze niet correct zijn, de gegevens aanpassen.

WAARSCHUWING

Het is uiterst belangrijk dat de vzw in orde is met haar vzw-verplichtingen. Nieuwe bestuurders moeten volgens de daarvoor bestemde formulieren worden bekend gemaakt via de publicatie in het Belgisch Staatsblad en de kruispuntbank. Indien dit nog niet gebeurde, kan er geen registratie in het UBO-register gebeuren.

Heb jij zelf nog vragen? Mail naar vraaghet@formaat.be.