18 oktober 2019
Het is Vraag Het Vrijdag! Iedere eerste en derde vrijdag van de maand beantwoorden wij jouw vragen. Vandaag: "Aan welke regels moet onze vzw voldoen?"

Intern verenigingsdossier

Dit zijn alle documenten van de vereniging die bewaard moeten blijven op de maatschappelijke zetel. Deze zijn beschikbaar ter inzage voor de leden.

Hierin vinden we:

  • Alle verslagen van het bestuur
  • Alle verslagen van de algemene vergadering
  • Alle boekhoudkundige stukken van de vzw (die moet je minstens 7 jaar bijhouden)
    Als vzw ben je immers verplicht om je boekhouding bij te houden!
  • Het ledenregister

Je maakt er best een gewoonte van om dit op een systematische basis bij te houden. De notulen worden na goedkeuring ook ondertekend door de voorzitter van de vzw.

Extern verenigingsdossier

Dit zijn alle documenten van de vereniging die neergelegd moeten worden bij de griffie van de ondernemingsrechtbank of gepubliceerd moeten worden in het Belgisch Staatsblad. Deze documenten kunnen door iedere belanghebbende worden opgevraagd.

Hierin vinden we:

  • De statuten van de vzw
  • De akten betreffende de benoeming of beëindiging van de bestuurders
  • Beslissingen betreffende de nietigheid of de ontbinding van de vzw
  • De jaarrekening, bestaande uit staat van inkomsten en uitgaven, en de staat van vermogen

Neerlegging: Het GRATIS afgeven van documenten aan de griffie van de ondernemingsrechtbank.

Publicatie: Het BETALEND laten opnemen van teksten in het Belgisch Staatsblad.

Om te weten wat er waar en wanneer moet gepubliceerd of neergelegd worden, raden we aan om de vzw-helper van Assist te gebruiken. Zo kan je via Assist de formulieren I en II rechtstreeks invullen.

Verzekeringen

Als vzw ben je verplicht een aantal verzekeringspolissen af te sluiten:

  • Burgerlijke aansprakelijkheid: Deze verzekering dekt schade die het gevolg is van een fout waarvoor jouw organisatie aansprakelijk kan worden gesteld.
  • Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing: Deze verzekering dekt alle kosten (lichamelijke en stoffelijke schade) die bezoekers oplopen bij brand of ontploffing, zelfs als jouw organisatie niet in fout was. Dit is geen brandverzekering! Een brandverzekering dekt enkel schade aan roerende en onroerende goederen.
  • Arbeidsongevallenverzekering (enkel organisaties die personeel in dienst hebben): de verzekering zorgt voor een schadevergoeding bij arbeidsongeschiktheid, hospitalisatie of overlijden na een ongeval tijdens de werkuren of op weg van en naar het werk.

Naast deze verplichte verzekeringen heeft elk jeugdhuis nood aan goede verzekeringspolissen – bijvoorbeeld een brandverzekering – die de werking en de medewerkers indekken tegen ongelukken en ongevallen. Formaat onderhandelde voor zijn leden voordelige verzekeringspakketten bij IC-verzekeringen.

Belastingen

Als jeugdhuis betaal je een aantal taksen en belastingen. Twee daarvan zijn gelinkt aan de vzw:

  • Rechtspersonenbelasting: de rechtspersonenbelasting is een belasting op bepaalde onroerende, roerende en diverse inkomsten. Meer informatie staat hier.
  • Taks op de vzw: Als de waarde van je bezittingen hoger is dan 25.000 euro, dan moet je een aangifte doen voor de taks op de vzw. Meer informatie staat hier.

UBO-register

Alle rechtspersonen, en dus ook vzw’s, zijn verplicht om hun ‘uiteindelijk begunstigden’ te registreren. Dat moest voor 30 september 2019. Er werd wel aangekondigd dat er tot 31 december 2019 een gedoogbeleid gevoerd zal worden. Indien je dat nog niet deed, breng dit dus zeker in orde. Meer informatie lees je hier.

Heb je nog vragen? Mail dan naar vraaghet@formaat.be.

Wil je graag een volledig en gedetailleerd overzicht van je verplichtingen als vzw? Wil je leren hoe je een goed financieel beleid voert? Dat kan allemaal tijdens EQUIPE Zakelijk beheer!