Vrijwilligers financieel vergoeden

Afhankelijk van de taken die een vrijwilliger uitoefent, kan hij kosten maken. In de informatienota, die wettelijk verplicht is, kan je opnemen in welke gevallen er een terugbetaling is en welk systeem je gebruikt.

Er zijn twee soorten vergoedingen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding.

Belangrijk: beide vergoedingen mogen niet gecombineerd worden. Een vrijwilliger kan een reële OF een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen. De enige uitzondering hierop zijn de vervoersonkosten. Een vrijwilliger mag een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen EN zijn vervoersonkosten recupereren via de reële kostenvergoeding voor maximum 2000 km per jaar met de wagen.

Reële kostenvergoeding

Wat betaal je?

Bij een reële kostenvergoeding, betaal je je vrijwilligers terug wat ze werkelijk hebben uitgegeven . Het gaat bijvoorbeeld om de aankoop van een treinticket, een zak chips voor de vergadering, decoratie voor het kerstfeestje …

Moeten de kosten bewezen worden?

Ja, je vrijwilliger moet deze kosten bewijzen met facturen, aankoopbewijzen, tickets …

Wat met kosten die je moeilijker kan bewijzen?

Natuurlijk zijn er kosten die je moeilijker kan bewijzen. Denk maar aan telefoonkosten (als je het vaste telefoontoestel thuis gebruikt), internetkosten of vervoersonkosten. In deze gevallen mag je de onkosten ramen (bijvoorbeeld: 10% van je telefoongesprekken zijn voor het jeugdhuis, dan breng je 10% van je telefoonrekening in) . Je gebruikt hiervoor best telkens dezelfde onkostennota die je invult. Vergeet ook niet om alle bewijsstukken goed bij te houden.

Forfaitaire kostenvergoeding

Wat betaal je terug?

Gemaakte kosten die je niet kan bewijzen. De wet veronderstelt wel dat het om een vergoeding gaat voor gemaakte kosten. Anders spreken we over een loon en gaat het niet meer om vrijwilligerswerk. De forfaitaire kostenvergoeding mag dus niet aan een bepaalde prestatie gekoppeld worden. Zo mag je niet zeggen ‘4 uur kuisen = 30 euro’. Dan is er immers sprake van een loon. Wees voorzichtig!

Je kan wel in je informatienota voorzien dat voor een dagdeel de vergoeding lager is dan de vergoeding voor een gans dag Leg dus de hoogte van de vergoedingen vast en de gevallen waar ze van toepassing zijn.

Moeten de kosten bewezen worden?

Neen, je moet de kosten niet kunnen bewijzen.

Is er een maximumbedrag?

Ja, een vrijwilliger mag

  • per kalenderjaar maximum 1.388,40 euro (bedrag 2019) aan forfaitaire kostenvergoedingen ontvangen;
  • bovendien mag de vergoeding niet groter zijn dan 34,71 euro (bedrag 2019) per dag.

Let op: de maxima gelden voor al het vrijwilligerswerk dat iemand uitoefent. Wie dus als vrijwilliger bij meerdere organisaties forfaitaire kostenvergoedingen ontvangt, houdt het optelsommetje best goed in de gaten. Een vrijwilliger die het bedrag overschrijdt is niet langer vrijgesteld op fiscaal vlak en met betrekking tot de sociale zekerheid.

  • maximum kan je per kalenderjaar voor 2000 km aan vervoerskosten betalen bovenop de vrijwilligersvergoeding. Het maximumbedrag van de kilometervergoeding voor de periode van 1 juli 2018 tot 30 juni 2019 wordt vastgesteld op 0,3573 euro per km. Dat mag uiteraard ook minder zijn.
  • Download deze handige lijst voor vrijwilligersvergoedingen.

Vergoedingen in je boekhouding

Schrijf de forfaitaire kostenvergoeding in je boekhouding als ‘onkosten aan vrijwilligers’ of ‘vrijwilligersvergoeding’, welke je boekt onder ‘diensten en diverse goederen’ en dus zeker niet onder bezoldigingen. Het bewijsmateriaal voor deze vergoedingen wordt gevormd door het vrijwilligersregister. Dit is een document met de namen en adresgegevens van de betreffende vrijwilligers, met telkens de datum waarop ze een vergoeding ontvangen én het bedrag. Laat de vrijwilligers best handtekenen. Voor het register zijn er geen vormvereisten, je mag dit zelf maken.