Statuten opstellen en voorbeeldstatuten

Een vzw is een gestructureerde organisatie. Om te bepalen wat mag en wie wat mag doen – uiteraard binnen een wettelijk kader – bestaan er statuten en een intern reglement. De statuten bepalen wat kan, mag en moet. De statuten zijn de identiteit en grondwet van het jeugdhuis. Je schrijft ze op maat van jouw eigen werking. Natuurlijk zijn er ook een aantal zaken die je verplicht moet opnemen in de statuten.

Verplichte meldingen

De vzw-wet (art. 2 van de wet van 27 juni 1921, gewijzigd door de wet van 28 februari 2019) verplicht je volgende gegevens op te nemen in de statuten:

1. De naam, voornamen en woonplaats van iedere stichter, of ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel (een vzw kan ook lid worden van een andere vzw).

Je geeft de namen en adressen (straat, huisnummer, postcode, gemeente) van alle stichtende leden.

2. Het gewest waar de vzw is gelegen. De gemeente en volledig adres mogen worden toegevoegd, maar dit wil wel zeggen dat de statuten dan moeten worden gewijzigd op het moment dat het jeugdhuis verhuist. Het volledig adres van de maatschappelijke zetel moet wel worden opgenomen in de oprichtingsakte.

3. Het minimum aantal leden, dat niet minder mag zijn dan drie en in het geval er maar twee leden zijn verliest de voorzitter zijn doorslaggevende stem.

4. De precieze omschrijving van het belangeloos doel of van de doeleinden waarvoor de vzw is opgericht.

Je legt concreet uit wat je voor wie wil doen. Hou het niet te vaag. Gebruik als doelstelling niet ‘aan jeugdwerk doen’, maar bijvoorbeeld wel ‘een jongerenwerking uitbouwen met recreatieve, informatieve en ontspannende activiteiten voor en door jongeren tussen 15 en 30 jaar’.

5. De voorwaarden en de formaliteiten betreffende toetreding en uittreding van de leden.

6. De bevoegdheden van de algemene vergadering en de wijze van bijeenroeping ervan, en de wijze waarop haar beslissingen aan de leden en aan derden ter kennis worden gebracht.

7. De wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden en de wijze waarop zij die uitoefenen, ofwel alleen ofwel gezamenlijk ofwel als college, en de duur van hun mandaat.

8. Het maximumbedrag van de bijdragen of van de stortingen ten laste van de leden.

Het maximumbedrag is het bedrag dat je maximum mag vragen aan de leden om lid te worden van de vzw. Een bijdrage vragen is niet verplicht, een bedrag in de statuten vermelden wel. Je mag hier dus ook gerust 0 euro vermelden.

9. De bestemming van het vermogen van de vereniging als ze wordt ontbonden, welk vermogen tot een belangeloze doelstelling moet worden aangewend.

Uiteraard weet je bij het opstarten van een vzw nog niet aan welke organisatie je de bezittingen zal schenken in het geval je de vzw stop zet. Het volstaat om te spreken over een organisatie met gelijkaardige doelstellingen. De laatste algemene vergadering, die de beslissing neemt om de vzw stop te zetten, kan dan een project of een organisatie kiezen.

10. De duur van de vereniging als zij niet voor onbepaalde tijd is aangegaan.

Als je geen duur meegeeft, wordt ervan uitgegaan dat de vzw voor onbepaalde duur is opgericht. In principe richt je als jeugdhuis dus een vzw voor onbepaalde duur op..

Niet verplichte meldingen

Hoe uitgebreid en specifiek je de statuten opstelt, bepaal je zelf. Uiteraard kan je niet minder voorzien dan de wet oplegt. Meer mag, maar wees er voorzichtig mee. Zeg bijvoorbeeld niet dat de algemene vergadering elke derde week van februari samenkomt, maar dat ze minstens eenmaal per jaar samenkomt.

Of zeg niet dat het bestuur twaalf keer per jaar vergadert. Beter zeg je dat het bestuur minstens vier maal op jaarbasis vergadert.

Meer concrete bepalingen over de werking van het jeugdhuis of de jongerenwerking neem je beter op in het intern reglement. Het voordeel is dat het bestuur zo’n reglement snel kan aanpassen zonder omslachtige procedures. Zo waarborg je de dynamiek in jouw organisatie.

Verplichte meldingen oprichtingsakte

In de oprichtingsakte moeten meer gegevens vermeld staan dan in de statuten.

1. De statuten zijn een onderdeel van de oprichtingsakte.

2. Het volledig adres van de maatschappelijke zetel

3. E-mailadres en/of website in het geval je dit voor officiële communicatie wenst te gebruiken.

4. De naam, voornaam en woonplaats van iedere stichter, of ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel (een vzw kan ook lid worden van een andere vzw). Je geeft de namen en adressen (straat, huisnummer, postcode, gemeente) van alle stichtende leden.

5. De naam, voornaam en woonplaats van iedere bestuurder.

Voorbeeldstatuten

Formaat stelde een akte op die je kan gebruiken voor het opstarten van je jeugdhuis als vzw. Hier vind je modelstatuten en modeloprichtingsakte terug voor je vzw, waar je een aantal zaken moet invullen om ze te vervolledigen. Wil je nog andere zaken aanpassen in de statuten? Overleg dan met een ondersteuner van Formaat of stuur een mailtje naar vraaghet@formaat.be . Zo ben je zeker dat je aanpassing ook in overeenstemming is met de vzw-wet.