Procedure en taken

Planning opmaken en overzicht behouden & contactpersoon voor de raad van bestuur en de jury

Het beste is dat één iemand, de personeelsverantwoordelijke, de organisatie op zich neemt en het overzicht behoudt. Als personeelsverantwoordelijke bereid je de vrijwilligers/bestuurders en externen die deel uitmaken van de sollicitatiecommissie voor op de selectie. Zorg dat de commissieleden alle cv’s en sollicitatiebrieven op tijd krijgen. Stel ook de tools die zij nodig hebben om een goede selectie te kunnen maken ter beschikking. De personeelsverantwoordelijke is contactpersoon naar de Raad van Bestuur van het jeugdhuis en brengt hen op de hoogte van de procedure en de beslissingen van de sollicitatiecommissie.

Contactpersoon voor de kandidaten

Naar de kandidaten ben je de eerste contactpersoon voor inhoudelijke en praktische vragen. De personeelsverantwoordelijke maakt de planning van de gesprekken op en verstuurt uitnodigingen voor het eerste en het tweede gesprek. Veel van de communicatie kan via mail maar vanaf een bepaald moment in de procedure is telefoon beter. Dit zijn niet altijd gemakkelijke gesprekken, maar het is belangrijk dat je als werkgever ook de verantwoordelijkheid neemt om slecht nieuws op een professionele manier te brengen – dit wordt doorgaans door niet-geselecteerde kandidaten enorm geapprecieerd.

  • Sollicitatiebrieven en cv’s: per mail bevestiging van ontvangst, eveneens per mail niet-geselecteerde kandidaten op de hoogte brengen (bedanken voor hun deelname). 
  • Eerste gespreksronde: geselecteerde kandidaten op basis van cv en motivatiebrief per mail uitnodigen voor een eerste gesprek. Niet-geselecteerde kandidaten na het gesprek per mail bedanken.
  • Tweede gespreksronde: geselecteerde kandidaten op basis van eerste gesprek per mail uitnodigen voor de tweede ronde. Eventueel kan je een extra voorbereidende opdracht meesturen. Na deze gespreksronde neem je met iedereen telefonisch contact op om het goede of slechte nieuws mee te delen en een korte motivatie te geven voor de beslissing van de jury. Stel dit niet uit!

Aandachtspunten

Nodig de kandidaten die je graag wil leren kennen uit en geef hen duidelijk aan waar en wanneer je hen verwacht. Wees flexibel in het plannen van gesprekken: Niet iedereen kan zich op elk moment vrij maken.

Zorg indien mogelijk dat iemand de kandidaten die aankomen kan ontvangen. Vraag hiervoor een gewone vrijwilliger van het jeugdhuis die de kandidaten al iets kan aanbieden om te drinken terwijl ze wachten.