"Hoe als jeugdhuis financieel overleven in Coronatijden?"

Corona heeft dit jaar in ieder jeugdhuis het financieel beleid omgegooid. Jeugdhuizen waren lang gesloten en hadden daardoor geen inkomsten. Evenementen die de kas moesten spijzen werden afgelast en de maatregelen zorgen soms voor extra kosten en minder bezoekers. Kortom, het is geen gemakkelijke periode om een jeugdhuis te runnen met een goed financieel beleid. Formaat deed een bevraging naar de financiële impact van corona, waarvan we de belangrijkste resultaten hier bespreken. Daarna gaan we verder in op hoe jeugdhuizen daar nu mee kunnen omgaan en hoe een lokaal bestuur hen kan ondersteunen.

1. De resultaten uit de bevraging

Uit de bevraging ‘economische impact’ die Formaat in het voorjaar deed, kunnen we afleiden dat 6 op 10 jeugdhuizen zonder personeel dit jaar verlieslatend zijn. Vooral jeugdhuizen zonder beroepskrachten, omdat zij geen beroep konden doen op de hinderpremie.

Als we de corona maanden van dit jaar vergelijken met die van vorig jaar komt het neer op:

  • Een gemiddelde omzetdaling van 50%
  • De mediaan van verlies voor jeugdhuizen zonder infrastructuurkosten (huur, water, energie) is 4500€.
  • Voor jeugdhuizen met infrastructuurkosten loopt dit verlies op tot 6350€.
  • Belangrijk om mee te nemen is een kost die op het eerste zich niet zichtbaar is, namelijk de afschrijvingskost van meubels en materiaal zonder daarvoor reserves op te bouwen om deze de volgende jaren te kunnen vervangen.

De resultaten zijn op z’n minst zorgwekkend te noemen. Wij roepen lokale overheden dan ook nogmaals op om in gesprek te gaan met de jeugdhuizen over hoe groot de financiële impact is op de jeugdhuizen in hun gemeente/stad. We roepen op om niet enkel tussen te komen in gemaakte kosten omwille van corona, maar om het totaalplaatje te bekijken, de jaarrekeningen van vorig jaar en dit jaar naast elkaar te leggen en te compenseren waar nodig.

Uit de bevraging is ook gebleken dat de meeste jeugdhuizen voldoende reserves hebben om deze periode te overbruggen. Toch roept Formaat op om als lokale overheid het verlies te compenseren net omdat jeugdhuizen al genoeg stil hebben gestaan door corona. Door het verlies te compenseren kunnen jeugdhuizen investeren in hun toekomst in plaats van hun verlies. Formaat deed hier eerder al aanbevelingen rond. 

2. Wat kan je zelf doen als jeugdhuis?

     2.1 Neem contact op met de lokale overheid

    Heb jij nog geen extra subsidie van jouw gemeente ontvangen? Neem dan dringend contact op, vraag hierbij ook advies aan Formaat. Lokale overheden moeten een deel van hun coronafonds spenderen aan lokale cultuur, jeugd- en sportverenigingen. Hoeveel jouw gemeente ontving van Vlaanderen kan je via deze link vinden. Formaat ondersteunt jeugdhuizen hier graag bij, dus neem gerust contact op.

    Maak best een dossier op waarin je alle vaste kosten oplijst en maak een raming van hoeveel je omzetdaling zal zijn dit jaar (toog, evenementen, sponsoring,…).

     2.2 Pas de Begroting 2020 aan

    Het ziet er niet meteen naar uit dat 2021 een normaal jaar gaat worden, volg daarom best het voorzichtigheidsprincipe en neem voldoende maatregelen om te vermijden dat je volgend jaar plots zonder liquide middelen zit om rekeningen te betalen.

    • Ga vooral bij drankomzet uit van niet al te rooskleurige cijfers.
    • Indien jouw jeugdhuis weinig reserves heeft of corona een grote impact heeft door hoge kosten neem je deze extra maatregelen:
    • Maak maandelijks een prognose op van je liquide middelen. Zo kan je tijdig ontdekken in welke maand er eventueel betalingsproblemen dreigen te ontstaan en kan je tijdig maatregelen nemen.
    • Roep een extra algemene vergadering samen. Eén van de regels bij het runnen van een vzw is immers ‘het goede huisvader’-principe. Dit houdt onder andere in dat je geen verlieslatende activiteiten mag verderzetten. Doe je dit wel, dan kan je als bestuurder aansprakelijk gesteld worden.

     2.3 Ga op zoek naar lange termijn oplossingen

    Neem nu beslissingen die vooral volgend jaar een grote financiële impact zullen hebben.

    • 45% van de jeugdhuizen betalen nog steeds veel te veel voor hun verzekeringen en zijn bovendien niet altijd naar behoren verzekerd. Je kan je jeugdhuis verzekeren via Formaat. Benieuwd of deze verzekering voordeliger is? Vraag een offerte aan op maat van jouw jeugdhuis. Voor meer informatie kan je contact opnemen met vraaghet@formaat.be
    • Voor het grootste risico, met name inbraak met beschadiging en/of vervreemding van goederen, zijn de meeste jeugdhuizen niet verzekerd. Tientallen jeugdhuizen worden er nochtans jaarlijks mee geconfronteerd, vaak met duizenden euro’s aan schade. Je kan dit probleem oplossen door een uitbreiding op je polis brand inboedel te nemen.
    • Energieprijzen stonden enkele maanden geleden historisch laag. Als jouw jeugdhuis zelf contracten kan afsluiten en jouw huidige contract loopt al minstens 9 maanden dan is het slim om van leverancier te veranderen. Je moet je huidige contract dus wel eerst uitdoen en de opzegtermijnen respecteren. Dit kan deze kost tot de helft verlagen. Ga een contract aan via www.mijnenergie.be en geniet van extra kortingen.
    • 90% van de jeugdhuizen heeft bij Sabam tarief 127A, wat een jeugdhuistarief is met evenementen. Als je in de komende maanden weinig of geen evenementen organiseert is het voordeliger om over te schakelen naar tarief 127B. Meer informatie hierover vind je in dit artikel. Ook voor 2021 kan je dit doen: dan start je in januari met tarief 127B en wanneer je weer evenementen wil organiseren kan je weer overschakelen naar tarief 127A
    • Stel iemand aan als aankoopverantwoordelijke. Dit is iemand die aankopen op langere termijn bekijkt en voortdurend op zoek is naar de beste koopjes, de goedkoopste drukker, scherpe acties… Als er veel aandacht is voor materiaalzorg en een goede inventaris dan moeten er ook niet voortdurend dingen aangekocht worden die in feite reeds aanwezig zijn.
    • Enkel werken met cash is over het algemeen een hoge kost voor een jeugdhuis (fout weergeven, interne diefstallen, inbraken…), een kost die zelden visueel wordt gemaakt. Er zijn betaalbare digitale betaalsystemen op de markt. Lees daarvoor zeker ons artikel over cashless betalen.
    • Zorg ervoor dat de aangifte rechtspersonenbelasting tijdig gebeurt om een forfaitaire aanslag en boetes te vermijden. Voor >95% van de jeugdhuizen moet dat dit jaar gebeuren uiterlijk 29 oktober. Alle informatie over hoe en wanneer je dit kan doen vind je hier.
    • Betaal nooit betwistbare facturen, betalen is hetzelfde als schuld bekennen. Bij een onterechte betaling zal een verzekeraar trouwens ook nooit bijstand verlenen. Je bent dat geld definitief kwijt.
    • Monitor je inkomsten beter. Dit kan uiteraard alleen als de boekhouding op een permanente wijze gevoerd wordt. D.w.z. dat alle verrichtingen meteen worden ingevoerd.
    • Beslis op je algemene vergadering welke winstmarge je wenst te realiseren op barinkomsten: bijvoorbeeld aankoopprijs drank x1,6 of x1,8… (afhankelijk van je vaste kosten). Haal je de doelstelling niet dan worden de drankprijzen automatisch met 0,10 € verhoogd.

     2.4 Pak structurele problemen aan

    We stelden nog twee andere zaken vast uit de bevraging ‘Economische impact’. Indien jouw jeugdhuis onder één van deze categorieën valt, bekijk je best hoe je hierop een structurele oplossing vindt, aangezien de financiële problemen niet enkel te maken hebben met corona.

    • Jeugdhuizen met een drankomzet lager dan 15.000€ zijn in de praktijk bijna altijd verlieslatend, zeker als je alle uitbatingskosten mee in rekening brengt. Dit heeft niet altijd met de gehanteerde drankprijzen te maken, maar nog meer met een gebrek aan controle, te veel gratis drank, kassadiefstallen… Een betere en minstens wekelijkse controle kan jaarlijks duizenden euro’s extra inkomsten opleveren.
    • Jeugdhuizen die alle vaste kosten hebben (dus ook huur, energie en water) en die minder dan 24.000€ drankomzet hebben (of gemiddeld minder dan 2000€ per maand), zitten bijna altijd in de rode zone. Maatregelen zijn hier zeker aanbevolen.

     2.5 Btw-plichtige jeugdhuizen

    Jeugdhuizen die al minstens 3 jaar BTW-plichtig zijn kunnen overwegen om hun BTW-nummer te laten schrappen als ze merken dat ze in 2020 een serieuze omzetdaling hebben. Vooral jeugdhuizen die in het verleden een omzetcijfer van drank hadden lager dan 90.000€ kunnen dit overwegen.

    Als je beslist om het btw-nummer te laten schrappen, neem je wel bijkomende maatregelen zodat je in de toekomst niet terug boven de 80.000€ eindigt. Bijvoorbeeld door minder verhuur te doen. Verhuur is immers niet altijd een inkomstenpost, als je door verhuur in de BTW verzeild geraakt dan kan het een kost worden.

     2.6 Denk na over 2021

    Maak stilaan werk van een crisisbegroting 2021 waarbij je beter voorzichtig bent met de raming van de inkomsten. Bekijk ook welke uitgestelde investeringen je nog moet doen.