​Evenementen & beeldmateriaal

Evenementen

Ook bij evenementen van jouw jeugdhuis kom je op allerhande manieren in aanraking met persoonsgegevens (bezoekers, vrijwilligers …) en dus de GDPR-wetgeving. Er zijn enkele zaken waar je bij evenementen in het bijzonder rekening mee moet houden.

  • Verwijder gegevens van deelnemers best na het evenement.
    • Houd deelnemerslijsten enkel bij wanneer je subsidiërende overheid je verplicht die bij te houden.
    • Ook de gegevens die je verzamelt door online tickets te verkopen, verwijder je best na het evenement
    • Je houdt de gegevens énkel bij wanneer je dat expliciet de toestemming voor hebt.
  • Gebruik de gegevens van aanwezige personen op je evenement niet voor andere doeleinden
    • Begin hen vooral niet te spammen met mails of gebruik het niet voor promo op Facebook
  • Deelnemerslijst – toestemming foto/beeldmateriaal (iets verder gaan we dieper in op beeldmateriaal & portret)
    • Zorg ervoor dat je toestemming hebt van deelnemers om foto’s/beeldmateriaal van hen te maken en te gebruiken via de communicatiekanalen van jouw jeugdhuis. Print daarvoor bijvoorbeeld de deelnemerslijst af met deze voorwaarden en laat die handtekenen.
    • Geeft iemand géén toestemming, kleef dan bijvoorbeeld een sticker op zijn/haar kleding zodat het duidelijk is op de foto en je die makkelijk kunt verwijderen.

Beeldgebruik

GDPR gaat naast het bijhouden, gebruiken en beveiligen van persoonsgegevens ook over de verwerking ervan. Dat zorgt ervoor dat foto’s en videobeelden maken van iemand (herkenbaar) ook onder de GDPR-wet valt. Vooraleer je een foto neemt van iemand, moet je dus zijn/haar toestemming vragen. Tenzij de persoon op de foto niet herkenbaar is. Wil je nadien die foto’s publiceren op je social media of op een webpagina, dan moet je hiervoor nogmaals de toestemming vragen.

Je moet bij het gebruik van beelden er steeds op letten of er ook geen auteursrechtelijke bescherming op van toepassing is.

  • Wanneer bepaalde personen toevallig op een foto of video staan, genomen op een publieke plaats (bv. een foto van een monument waar enkele personen toevallig mee op afgebeeld staan), gaat men er in principe van uit dat een toestemming voor het verdere gebruik van die foto of video niet vereist is.
  • Wanneer afbeeldingen van een menigte worden genomen, is er in principe ook geen toelating nodig (noch voor het nemen, noch voor het gebruik nadien), omdat ook hier de weergave van de persoon bijkomstig is. Voorbeelden zijn sfeerbeelden tijdens grote activiteiten. Zolang je niet focust op een persoon, maar op een groep, is er geen probleem. Best kondig je dat wel best op voorhand aan, of je vermeldt dit op het toegangsticket. Zulke aankondiging is echter nooit voldoende om foto’s te maken en publiceren van een persoon waarbij die persoon hoofdonderwerp van de foto is, voorbeeld is een intiem moment.
  • Je mag wel foto’s nemen van de artiesten die in jullie jeugdhuis optreden, het gaat dan over publieke personen. Een foto van die persoon na het optreden aan de toog van het jeugdhuis kan dan weer niet, want dat gebeurt in diens vrije tijd.
  • Er is sprake van een bijzondere gebeurtenis met nieuwswaarde. Iemand ontvangt een prijs en deze persoon staat samen met de schepen en de voorzitter op het podium. Of een zeer bekende persoon bezoekt jouw jeugdhuis, dat heeft nieuwswaarde en daarover mag je mensen informeren. Het recht op informatie staat dan centraal. Hangt die persoon elke week bij jullie aan de toog dan is diezelfde foto een schending van het recht op privacy.

Op de website van cvba SCWITCH (www.scwitch.be/toolkitscwitch.be/toolkit) kan je heel wat informatie vinden (zie bij: GDPR Lokale verenigingen)