Een subsidiedossier opstellen

Om subsidies aan te vragen, moet je een subsidiedossier indienen. Hierin zet je meer informatie over je werking, je plannen en wat je al gedaan hebt. De vorm van zo’n dossier hangt af van de subsidie. Soms wordt er gewerkt met een standaardformulier, andere keren moet je zelf een dossier samenstellen.

Wat moet er meestal in een subsidiedossier staan?

  • Wie vraagt de subsidie aan? (contactgegevens, missie en doel werking)
  • Wat is je voorstel en waarom is het volgens jou belangrijk? (wat, waarom, hoe)
  • Hoe ziet je project er concreet uit? (stappenplan)
    • Voorbereiding
    • Uitvoering
    • Afronding en evaluatie
  • Hoe zal je het project bekend maken? (communicatieplan)
  • Welke kosten en inkomsten voorzie je voor het project? (financieel plan)

Het is belangrijk dat uit je dossier duidelijk blijkt wat je wil bereiken met het project. Maar overtuig vooral de lezer van het belang van je project. Vertel waarom jouw project het verdient om subsidies te krijgen.

Tips en tricks

Begin op tijd

  • Begin tijdig met de voorbereiding van je projectdossier.
  • Verzamel informatie om je dossier te onderbouwen.
  • Overleg met een werkgroep van vrijwilligers.
  • Schrijf alles eerst in het klad uit. Laat het dossier enkele dagen liggen en bekijk het dan nog eens met een frisse blik.

Werk grondig

  • Kijk of andere jeugdhuizen of organisaties misschien al eens een gelijkaardig project organiseerden.
  • Zet de meerwaarde van je project onmiddellijk in de verf. Wat onderscheidt je van de rest?
  • Check en dubbelcheck de inhoud. Is alles duidelijk?
  • Laat je dossier kritisch nalezen door iemand die wat verder van je organisatie staat.
  • Neem op voorhand contact op met je subsidiegever. Zo kan je het project al even aftoetsen en kan je zo nodig nog wat dingen aanpassen.

Puntjes op de i

  • Verzin een aantrekkelijke naam die duidelijk aangeeft waarover het project zal gaan.
  • Bouw je dossier duidelijk en logisch op (van algemeen naar concreet).
  • Geef een samenvatting waarin de hoofdlijnen van het project naar boven komen.
  • Hou het kort en bondig met sobere en eenvoudige zinnen.
  • Verzorg de lay-out van je dossier.
  • Vermijd spellingsfouten.

To the point

  • Wees realistisch.
  • Geef aan hoe je het project wil realiseren. Op wie en wat doe je beroep?
  • Vermeld je partners en leg de contacten voor je het dossier indient.
  • Omschrijf een duidelijk doel.
  • Geloof in je eigen project.
  • Let op de formele en inhoudelijke voorwaarden van de projectoproep.
  • Wees niet te snel tevreden. Jij bent niet de enige die een dossier zal indienen.

Achteraf

  • Vraag feedback op je ingediende dossier.