Een evenement organiseren, hoe begin je eraan?

Een evenement organiseren, hoe begin je daaraan? Welke tools bestaan er om je event uit te werken?Formaat organiseert jaarlijks allerhande evenementen, van RADAR-weekends tot studiedagen en een teamtweedaagse. We hebben daardoor flink wat tools, tips & tricks verzameld die we graag met jullie delen.

Alvorens we onze tools prijsgeven, nemen we even de eventtips van Peter Decuypere erbij. Peter is founding father van onder meer I Love Techno in Gent en de club Fuse in Brussel en gaf al een paar boeiende workshops op RADAR. Hij schreef boeken als ‘We love events’ en ‘Holy Trinity Events’, die we zeker kunnen aanraden.

“‘DNA-structuur’, ‘conversatie-event en realtime-event’ en ‘de eventmanagement-cirkel’ zijn de drie essentials die organisch met elkaar verbonden zijn en die de basis vormen van succesvol management.” Zo steekt Peter Decuypere in zijn boek We love events van wal. Laten we deze essentials even bekijken voor we echt aan de slag gaan met tools om het realtime-event geregeld te krijgen.

De DNA-structuur geeft aan wat er zeker in een event moet zitten om van een event te kunnen spreken. Het zijn acht elementen die je kan gebruiken voor het organiseren en analyseren van elk soort evenement. De manier waarop je die bouwstenen invult maakt je event uniek. Deze acht elementen zijn:

  1. entertainment: show en services
  2. plaats
  3. tijd
  4. naam
  5. doelgroep: je publiek, deelnemers of eventbelevers
  6. management: organiserend team
  7. eventdoel
  8. klasse

Peter maakt een onderscheid tussen een realtime-event – ‘het échte event dat je beleeft’ – en het conversatie-event – het event dat je online beleeft. De derde essential is de eventmanagement-cirkel. Deze overkoepelende structuur van een event kan chronologisch in acht fasen opgedeeld worden:

  1. strategie
  2. concept
  3. budget
  4. wetgeving
  5. planning
  6. productie van het conversatie-event (of marketing)
  7. productie van het realtime-event
  8. evaluatie

Laten we volgende vijf grote ‘event­kapstok­ ken’ uit de doeken doen: concept, budget, planning & productie, zakelijk beheer en mar­ keting.

JE CONCEPT UITWERKEN

WHY-HOW-WHAT (the golden circle)

Volgens auteur Simon Sinek, die de Golden Circle introduceerde, kan je het succes van je event herleiden tot drie uitgangspunten: wat je doet, hoe je het doet en waarom je het doet. En met die laatste vraag start je: de ‘why’ is het belangrijkste element in je communicatie.

Door het waarom te definiëren, maak je niet alleen voor jezelf duidelijk waar je event om draait. Het geeft je ook inzicht in waarom je doelgroep naar je event zou moeten komen. What’s in it for them?

data/upload/assets/UITDEDOEKEN_thegoldencircle.jpg

PROJECTPLAN

Bij het verder ontwikkelen van je concept geef je je eventidee invulling door een grondige analyse te maken. Om een projectopzet te maken, stel je volgende vragen:

  • Aanleiding: Waarom doen we dit? (de ‘why’ van de Golden Circle)
  • Situatie: Hoe zit de situatie in elkaar en wat moet er veranderen?
  • Doelgroep: Wie zijn ze? Wat willen ze?
  • Oplossingsinstanties: Wie zijn ze? Hoe kunnen ze bijdragen aan het project? Wat willen ze
  • Doelstellingen: Welke criteria/minima zijn er voor jullie nodig om van een geslaagd event te spreken? Formuleer je doelstellingen SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden.
  • Teamsamenstelling: Wie of wat heb je nodig in je team? Je hebt niet alleen denkers nodig maar ook doeners, iemand met een sterk netwerk of kennis rond thema X. Ga na wie je allemaal nodig hebt.

Download hier een sjabloon voor een projectopzet

BUDGET

Begroten en budgetteren zijn niet de meest ‘sexy’ begrippen bij het organiseren van een evenement maar wel absoluut noodzakelijk om jouw event tot een goed einde te brengen. Een budget dat op orde is, geeft financiële rust. Een realistische begroting opstellen is dan ook een van de eerste stappen die je moet zetten. Doe dit samen met je evenementteam zodat iedereen zicht kan krijgen op de financiële situatie. Stel daarnaast een budgetbeheerder aan die in de aanloop naar, tijdens en na het evenement verantwoordelijk is voor het financiële overzicht. Want een begroting moet ook opgevolgd worden: wanneer er wijzigingen zijn tijdens het proces, dan kan er tijdig bijgestuurd worden. Zo blijf je na het evenement niet achter met een financiële kater.

  • Breng de inkomsten in kaart.
    • Kan je een beroep doen op een subsidie? Gaan jullie zich beroepen op sponsoring? Werken jullie met inkomkaarten? Hoeveel bezoekers verwacht je en hoeveel consumpties zullen zij verbruiken?
  • Breng de uitgaven in kaart.
    • Start met de onoverkomelijke uitgaven: aankoop dranken, Sabam, eventueel extra verzekeringen, betaling van artiesten, licht en geluid …
    • Daarna kan je extra uitgaven inbrengen: inkleding, Facebook-adds, polsbandjes …
    • Reken 10 procent variabele uitgaven om een gezonde marge te hebben.
  • Maak een break­even balans op (uitgaven en inkomsten zijn gelijk, geen winst noch verlies).
    • Hoeveel extra middelen heb je hiervoor nodig? Hoeveel aanwezigen moeten er zijn, en is dat realistisch? Op basis van deze breakeven balans kan je met de werkgroep beslissen om eventueel meer sponsoring te zoeken, om eigen middelen in te brengen voor de organisatie, de drankprijs te bepalen …
    • Monitor de begroting en stuur bij waar nodig. De budgetbeheerder houdt de begroting in het oog. Duikt er opeens een zeer grote sponsor op? Dan kunnen jullie eventueel meer investeren in een geluidsinstallatie, of extra promotie doen, of ... Een begroting creëert kansen.
    Download hier een sjabloon voor een (evenementen)begroting

PLANNING & PRODUCTIE

HOE GA JE AAN DE SLAG? ENKELE TOOLS.

Let's break it down: WorkBreakdownStructure (WBS)

Door een WBS te maken breng je stapsgewijs alle onderdelen in kaart die komen kijken bij je event. In volgorde van opzet gaat het als volgt:

  • Benoem het beoogde projectresultaat.
    Je schrijft hier de (werk)naam van je event.
  • Benoem de belangrijkste aandachtsgebieden.
    Voor RADAR zijn de belangrijkste aandachtsgebieden bijvoorbeeld inhoudelijke voorbereiding, promotie & inschrijvingen, praktisch & logistiek, evaluatie.
  • Benoem de taken die er liggen onder de aandachtsgebieden.
    Je ‘breekt’ je aandachtsgebieden verder op in kleinere taken. Voor RADAR zijn de taken onder het aandachtsgebied praktisch en logistiek bijvoorbeeld materiaal, budgetbeheer & administratie, verblijf en het weekend zelf.
  • Benoem de activiteiten die nodig zijn.
    Nu deel je de taken verder op tot een niveau zodat je de verantwoordelijkheid aan een specifiek persoon kan koppelen. Zie je teamsamenstelling van de projectopzet.


data/upload/assets/UITDEDOEKEN_WBS.jpg


Download hier een sjabloon van een WBS

It's all about timing: Gantt-diagram

In een Gantt-diagram plak je een timing op alle taken en activiteiten uit je WBS. ‘Gantt’ staat deze keer niet voor een afkorting maar is de naam van de ontwikkelaar van de Gantt-grafiek of diagram. Henry Laurence Gantt ontwikkelde deze planningstool al rond 1910 om de planning en voortgang van een project te visualiseren. Zo zou deze diagram gebruikt geweest zijn bij grote bouwprojecten als de Hooverdam in 1931 en het interstate highway-netwerk in 1956.

Zoals je ziet in het voorbeeld, zet je je taken en activiteiten uit je WBS verticaal onder elkaar in een Excel-bestand. Dan bepaal je per taak/activiteit de timing door een tijdlijn die je horizontaal in je Excel-bestand plaatst.

Download een voorbeeld van een Gantt-diagram hier

Draaiboek

Ook een draaiboek is een must voor elk event. Alle teamleden hebben zicht op het draaiboek en hun taken op het event. Het is daarbij belangrijk om de rollen te verdelen in je team: wie voert welke taken uit? Wie is verantwoordelijk voor welke resultaten? Wie is eindverantwoordelijke en geeft de uiteindelijke ‘go’? Wie controleert het resultaat? Wie moet er geïnformeerd worden?

Denk daarbij na over hoe je de afstemming tussen de rollen zal organiseren. Een template van een draaiboek is snel gemaakt. Daar staat vaak het volgende in:

WANNEER

WAT

WIE

WAAR

Details – bijkomende info


Je vindt een draaiboek-template hier

Wunderlist: taken en lijsten

Formaatmedewerkers werken graag met de app Wunderlist. Dit is een app waarop je to do-lijstjes kan maken. Deze lijsten kan je dan delen met collega’s en teamleden. Je kan ook taken toewijzen aan bepaalde personen. Wanneer een taak volbracht is, vink je het af in de lijst en iedereen ziet dat die taak voldaan is. Handig toch!

data/upload/assets/UITDEDOEKEN_Wunderlist1.jpg


ZAKELIJK BEHEER

Bij de organisatie van je evenement komen er ook wettelijkheden, vergunningen en bepaalde aanvragen aan te pas. Raadpleeg daarom in eerste instantie de jeugddienst en/of het evenementenloket in de stad/gemeente. Zij vertellen je welke aanvragen op lokaal vlak moeten gebeuren. Denk maar aan een uitzondering op de geluidsnormen.

Daarnaast houd je bij muziekevenementen rekening met het zakelijk beheer. Denk aan contracten afsluiten en aanvragen, documenten opstellen … We lijsten de voornaamste voor je op:

  • Aanvragen van Sabam indien het jouw jeugdhuistarief overstijgt (en billijke vergoeding controleren wanneer je een activiteit organiseert die niet in het jeugdhuis plaatsvindt)
  • Eventueel een extra verzekering nemen (bijvoorbeeld voor gehuurd materiaal)
  • Afspraken maken over de vergoedingen van artiesten en contracten opmaken
  • Sponsorcontracten opmakenInzetten op preventiemaatregelen rond alcohol, drugs en roken
  • De buren inlichtenMaak een lijst op met nuttige telefoonnummers (brandweer, politie …)

MARKETING

HOE PROMOOT JE JE EVENT?

Peter Decuypere maakt in zijn boek ‘We love Events’ een onderscheid tussen het conversatie-event en het realtime-event. De bovengenoemde tools helpen je op weg om het realtime-event op te bouwen en te organiseren. Maar hoe er over jouw event gecommuniceerd en gepraat wordt, is minstens even belangrijk! Want slaat het conversatie-event niet aan, dan weerspiegelt zich dat in het realtime-event.

Ook voor het promoten van je event kan je een actieplan maken. Dit plan bouw je op rond vier pijlers:

  • Einddoel: Wat is het doel van je communicatie/promotie/…?
    bv. Evenement X bekender maken bij de doelgroep 18- tot 30-jarigen, met de focus op jongeren uit gemeente Y.
  • Targets: Wat wil je minimaal bereiken?
    bv.500 geïnteresseerden op het Facebookevent. bv. 200 nieuwe volgers op ons Instagramaccount.
  • Strategieën: Wat is de strategie om die doelen te bereiken?
    bv. irale marketing: mond-tot-mondreclame stimuleren.
  • Acties: Hoe ga je dat doen? Wat is je tactiek?
    bv. Facebookpagina interactiever maken.

Zet je met een paar teamleden op een avond samen met pen en papier (of een whiteboard) en maak zo’n actieplan op. Je zal zien dat als je je doelen uitschrijft, het veel makkelijker wordt om je doelen ook echt te behalen. Visualiseer deze vier pijlers met een flowchart, zoals op de afbeelding op de volgende pagina.

data/upload/assets/UITDEDOEKEN_Projectopzet.gif

EEN DUURZAAM EVENEMENT!

Anno 2018 kan je er niet meer omheen: aandacht voor het verduurzamen van je event is een must. Te veel werk? Te duur? Neen hoor, je event verduurzamen kan al met enkele kleine ingrepen.

Mobiliteit

  • Stimuleer carpoolen door de parking goedkoper te maken voor mensen die met meer in één auto zitten.
  • Beloon fietsers door de fietsparking dichter bij het event te voorzien of door hen een drankbonnetje te geven.

Water

  • Laat het spoelwater niet stromen bij het afwassen.
  • Gebruik kraantjeswater als drinkwater in plaats van flessenwater.
  • Deel in de backstage herbruikbare drinkflessen uit.

Catering

  • Zorg ervoor dat je catering vegetarisch of vega­nistisch is. Toch liever ook vlees? Maak dan het vegetarisch eten goedkoper.
  • Ga voor korte keten voedsel en seizoensgroenten.

Inkleding event

  • Gebruik recup materiaal om je bar aan te kleden of een zithoek te maken.
  • Doe aan upcycling!

Afval

  • Refuse – reduce – reuse – recycle: vermijd in de eerste plaats afval. Vermijd flyeren op je event, rietjes, plastic bekers …
  • Recycleer: voorzie op voldoende plaatsen afvalei­ landjes voor de gescheiden inzameling van recy­cleerbaar afval.
  • Betrek je bezoekers actief bij de afvalverzame­ ling. Dit kan via informatieborden, spandoeken, een lichtkrant boven het podium, stickers, ste­ wards die mensen aanspreken, een animatieteam ...

Algemene tip: beloon bezoekers die ecologisch hun best doen. Dit kan op allerlei manieren!

Deze tips en meer vind je op ovam.be/tips­event. Al sinds de eerste editie in 1992 heeft Ieperfest de ambitie om een groen event te zijn. Check ook hun tips op ieperfest.com/green­policy. En neem ook een kijkje op Cultuurzaam, de toolkit voor een duurzame cultuur­, jeugd­ en mediasector: cultuurzaam.be.

Zelf nog goede ideeën of tips voor het verduurzamen van je event? Laat het ons weten op redactie@formaat.be.

Tekst: Katrien Van de Mosselaer & Valerie Vonck