Controles

De voorbije jaren steeg het aantal controles in jeugdhuizen. Hoe beter je alles bijhoudt, hoe sterker je jeugdhuis staat bij een controle.

Waarop controleert de fiscus?

Geheime commissielonen

Dit gaat vooral over de wijze waarop gages worden betaald aan groepen en dj’s. Vaak gebeurt dit in het zwart. Dan is er met andere woorden sprake van ‘geheime commissielonen’. Sommige inspecteurs verwittigen om het jeugdhuis om zich in orde te stellen tegen het volgende jaar, anderen geven onmiddellijk de boete.

Ook wanneer je geen fiscale fiches opstelt, kan de fiscus de betalingen beschouwen als ‘geheime commissielonen’ en een afzonderlijke aanslag van 309% op de geheime commissielonen vestigen.

Ontbreken actief btw-nummer

Erkende jeugdhuizen zijn normaal niet btw-plichtig. Wanneer je bepaalde commerciële daden stelt, zoals het regelmatig verhuren van je infrastructuur, dan wordt dit beschouwd als concurrentieverstoring. Je wordt dan wel degelijk btw-plichtig.

Hoge financiële reserves voor een kleine vzw

Als je als vrijwilligersjeugdhuis 15.000 euro op je spaarrekening hebt staan, kan de fiscus dat in vraag stellen. Winst maken mag nooit de hoofdactiviteit zijn van een vzw. Meer info

De ontvangstrekening klopt niet

Als je een bepaalde hoeveelheid drank aankoopt, dan staat daar tegenover een evenredig deel aan inkomsten. Wijkt het te verwachten resultaat te sterk af van de realiteit, dan kan de fiscus vermoeden dan er sprake is van ‘geheime commissielonen’ of dat een deel van de winsten werd uitgekeerd aan de leden. Dat mag de vzw nooit doen. de fiscus kan dan een boete opleggen. Het is dus erg belangrijk dat de bestuurders controle houden over de inkomsten.

Tips:

  • Hou de drankaankopen voor eigen medewerkers (diensten en diverse goederen) gescheiden van de drankaankopen die je doet voor verkoop (goederen en diensten).
  • Hou voor al je uitgaven en inkomsten een voldoende bewijskrachtig document bij.
  • Neem alle inkomsten en uitgaven op in je boekhouding.
  • Zorg voor een duidelijk overzicht van de kosten en opbrengsten per activiteit die je organiseert.
  • Neem alle bewijsstukken met een volgnummer op in je boekhouding.
  • Splits alle inkomsten die je tijdens een openingsmoment hebt duidelijk op: lidgeld, inkomgeld, verkoop drank, verkoop etenswaren, verkoop drankkaarten,…
  • Hou de bewijsstukken van elke activiteit gedetailleerd bij (wanneer, wat, welke inkomprijzen, welke drankprijzen,…). Zo kan je ook nog twee jaar later bewijzen dat tijdens het feestweekend de drank aan 50% van de prijs werd verkocht.
  • Tips bij het gebruik van een kasregister of automatische kassa
  • Je moet de controlebanden van het register bewaren gedurende een periode van vijf jaar.
  • De controlebanden van het kasregister moeten volledig blijven in één geheel zonder uit elkaar te scheuren.
  • Zij moeten doorlopende reeksen vormen zonder witte vlekken.
  • De tellers moeten doorlopend zijn.
  • De nummering van de zetrapporten moet een doorlopende reeks zijn. vaste aanduidingen zoals datum en uur mogen niet worden gewist.

Wie draait op voor belastingschulden?

Als de belasting een gevolg is van een nalatigheid, fraude of als je niet voldoet aan de wettelijke verplichtingen, dan kan de fiscus zich rechtstreeks verhalen op de bestuurders. Ook de vzw kan deze belastingschulden verhalen op zijn bestuurders.

Wanneer kan de fiscus zich verhalen op de bestuurders?

  • -De vzw voerde geen boekhouding
  • -Er gebeurde geen aangifte in de rechtspersonenbelasting
  • -Er werd niet gereageerd op de vragen van de fiscus
  • -De opgelegde belastingaanslag werd niet betaald.
  • -De vzw kan of wil niet betalen. De controleur moet dan wel eerst bewijzen dat het gebrek aan middelen een gevolg is van een gebrek aan degelijk bestuur?

Waarom ben je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk?

Als bestuurder ben je contractueel aansprakelijk ten opzichte van de vzw: je moet ervoor zorgen dat de vzw aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.

Naar welke bestuurder(s) richt de fiscus zich?

De fiscus kan zich naar iedere bestuurder richten. Bij een fout is het de verantwoordelijkheid van het hele bestuur om zijn bestuursmandaat goed uit te voeren.