Boekhoudkundige verplichting vzw: de jaarrekening

De jaarrekening moet jaarlijks worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de vzw haar maatschappelijke zetel heeft. Op deze manier krijgen buitenstaanders een zicht op de financiële situatie van het jeugdhuis. Wanneer een vzw drie opeenvolgende jaren geen jaarrekening heeft neergelegd, kan de vzw ontbonden worden.

De jaarrekening bestaat uit twee delen: de staat van ontvangsten en uitgaven en de toelichting. De toelichting bestaat eveneens uit twee delen; de staat van vermogen en de waarderingsregels.

De staat van ontvangsten en uitgaven

De staat van ontvangsten en uitgaven vloeit rechtstreeks voort uit het dagboek. De wetgever voorziet een minimumschema waaronder alle ontvangsten en uitgaven moeten vallen.

De ontvangsten worden onderverdeeld in vier rubrieken:

  • Lidgelden: dit is de geldelijke bijdrage die betaald wordt aan de vzw om lid te zijn.
  • Schenkingen en legaten: een schenking is een overeenkomst waarbij de schenker, bij zijn leven, gratis en onherroepelijk een roerend of onroerend goed afstaat aan de begiftigde, die deze aanvaardt. Een legaat is een schenking per testament van een roerend of onroerend goed. Het spreekt voor zich dat enkel geldelijke schenkingen en legaten worden opgenomen in de staat van ontvangsten en uitgaven. Dit betekent ook dat de tien cent fooi die je krijgt aan de toog geen schenking is. Sponsoring is eveneens geen schenking omdat bij sponsoring een tegenprestatie wordt verwacht. Meestal is dit publiciteit.
  • Subsidies: dit is de financiële steun die de vzw krijgt van een overheid of een non-commerciële organisatie zoals de Koning Boudewijnstichting.
  • Andere ontvangsten alle ontvangsten die niet aan het voorgaande voldoen, vallen hier onder.

De uitgaven worden eveneens onderverdeeld in vier rubrieken:

  • Goederen en diensten: dit zijn de goederen en diensten die een vereniging aankoopt met de bedoeling die terug te verkopen. Bij jeugdhuizen is de grootste uitgave meestal de aankoop van dranken.
  • Bezoldigingen: hier vallen de uitgaven onder die rechtstreeks verband houden met het personeel van het jeugdhuis. In feite horen hier alle bezoldigingen en gages onder van iedereen die geen boekhouding dient te voeren, zoals deejays die geen rechtspersoon zijn. Vrijwilligersvergoedingen vallen hier dus niet onder.
  • Diensten en diverse goederen: dit zijn goederen en diensten die je aankoopt en die bijdragen tot een goede werking van de vzw, maar niet met het oog om deze te verkopen. Het is wel toegestaan om deze te verkopen, maar bij de aankoop mag dit niet de intentie zijn. Veel vrijwilligers die de enkelvoudige boekhouding voeren in de vzw hebben moeite met het verschil tussen de rubriek ‘goederen en diensten’ en deze rubriek, omdat de namen op elkaar lijken.
  • Andere uitgaven: dit zijn de uitgaven die niet onder de voorgaande rubrieken vallen. Voorbeelden zijn boetes en auteursrechten.

Het minimumschema moet jaarlijks worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel.

De toelichting

De waarderingsregels

In de eerste plaats bevat de toelichting de waarderingsregels. Dit zijn de regels die gehanteerd worden om een waarde te plakken op de inventaris. Deze regels worden opgesteld door de raad van bestuur. De waarderingsregels en de toepassing ervan moeten dezelfde zijn voor de verschillende boekjaren.

Wanneer de raad van bestuur uitzonderlijk beslist om de waarderingsregels aan te passen, moet dit ook worden vermeld en verantwoord in de toelichting.

Tot slot is er ruimte om bijkomende inlichtingen te geven. Dit kan extra uitleg zijn bij bepaalde cijfers uit de staat van ontvangsten en uitgaven. Ook kunnen hier bezittingen of belangrijke rechten en plichten worden opgenoemd die moeilijk waardeerbaar zijn.

De staat van vermogen

De staat van vermogen vloeit voort uit de inventaris. De wetgever voorziet hiervoor ook een model10. De vzw moet een volledig overzicht geven van alle bezittingen. Geleende of gehuurde goederen moeten enkel worden opgenomen wanneer de raad van bestuur van oordeel is dat het belangrijk is.

De staat van vermogen bestaat uit vier rubrieken die verder worden opgesplitst:

1. Bezittingen

    • Onroerende goederen: dit zijn goederen die niet verplaatsbaar zijn als gebouw
    • Machines, roerende goederen en rollend materieel
    • Voorraden: dit bevat de goederen die werden aangekocht met het oog deze ook te verkopen. Bij de meeste jeugdhuizen is dit de drankvoorraad.
    • Schuldvorderingen: dit zijn alle openstaande facturen die de vzw nog moet innen. Vorderingen die je niet langer kunt innen, moeten niet worden opgenomen. Je moet dit wel verantwoorden in de toelichting.
    • Geldbeleggingen en liquiditeiten: geldbeleggingen zijn financiële middelen die belegd zijn met het oog op financiële opbrengsten zoals kasbonnen. Liquiditeiten zijn financiële middelen die onmiddellijk beschikbaar zijn, met andere woorden het geld dat op de rekeningen staat en in de kas zit.
    • Andere activa: dit zijn de bezittingen die niet onder de voorgaande rubrieken vallen.

2. Schulden

    • Financiële schulden: bijvoorbeeld een lening bij de bank
    • Schulden ten aanzien van leveranciers: alle openstaande facturen die de vzw nog betalen
    • Schulden ten aanzien van leden: dit is wanneer een lid geld heeft voorgeschoten, maar dit nog niet terugbetaald is.
    • Fiscale, salariële en sociale schulden: achterstallige lonen worden hier vermeld.
    • Andere schulden: dit zijn de schulden die niet ondergebracht kunnen worden in de bovenstaande rubrieken.

3. Rechten

    • Financiële schulden: bijvoorbeeld een lening bij de bank
    • Schulden ten aanzien van leveranciers: alle openstaande facturen die de vzw nog betalen
    • Schulden ten aanzien van leden: dit is wanneer een lid geld heeft voorgeschoten, maar dit nog niet terugbetaald is.
    • Fiscale, salariële en sociale schulden: achterstallige lonen worden hier vermeld.
    • Andere schulden: dit zijn de schulden die niet ondergebracht kunnen worden in de bovenstaande rubrieken.

4. Plichten

    • Hypotheken en hypotheekbeloften: een hypotheek op een gebouw is hier een voorbeeld van.
    • Gegeven waarborgen: de vzw stelt zich borg.
    • Andere verbintenissen: verplichtingen die niet vallen onder de bovenstaande twee rubrieken. Een voorbeeld zijn reeds ontvangen voorschotsubsidies waarvoor je nog uitgaven moet doen in het volgende boekjaar.

Het model voor de staat van vermogen moet jaarlijks worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel.

Hoe de jaarrekening indienen bij de Rechtbank van Koophandel (griffie)

  • Alle onderstaande onderdelen maak je op in tweevoud. Je zal één exemplaar dan terug krijgen als bewijs dat je het hebt ingediend.
  • Als je gebruik maakt van Assist voor de boekhouding kan je de Staat van Uitgaven en Ontvangsten makkelijk uit Assist halen en downloaden bij ‘Financiële rapporten en verslagen’ -> ‘voor extern gebruik’
  • Als je gebruik maakt van Assist kan je na het afsluiten van het boekjaar de Staat van Vermogen in Assist opmaken en downloaden bij Financiële rapporten en verslagen’ -> ‘voor extern gebruik’
  • Voeg ook het verslag van de AV toe waarop de jaarrekening en de begroting is goedgekeurd. De begroting moet je niet mee indienen.
  • Tot slot handteken je alle documenten. Wie er moet handtekenen is normaal opgenomen in de statuten van jouw vzw. Indien niet is het de voorzitter + een bestuurder.
  • Het indienen van de jaarrekening bij de Rechtbank van Koophandel kan enkel op papier, dus niet digitaal. Bezorg deze papieren persoonlijk bij de Rechtbank van Koophandel van jouw arrondissement. Je kan ze ook opsturen maar stuur dan zeker één postzegel mee zodat ze het bewijs kunnen terugsturen.

Wanneer indienen?

Best binnen de 30 dagen na goedkeuring door de Algemene Vergadering.