In een begroting staat wat je in het volgende jaar verwacht te verdienen en uit te geven. Zo’n begroting moet je als vzw van de wet jaarlijks opmaken en ter goedkeuring voorleggen aan de algemene vergadering.
Wanneer maak je een begroting op?
Je legt de begroting voor vlak na de aanvaarding van de jaarrekening, met andere woorden maximaal zes maanden nadat het boekjaar is afgesloten. Als je vzw een wat grotere omzet draait, is het zinvol om de begroting al voor te leggen op een extra algemene vergadering voor het begrotingsjaar start.
Soms is het zelfs sterk aangewezen om je begroting vroeger voor te leggen, bijvoorbeeld als:
je daartoe wordt verplicht door de overheid die je subsidieert.
je heel grote investeringen wil doen waarvoor je de goedkeuring van de algemene vergadering vraagt
Hoe maak je een begroting op?
De wet bepaalt niet hoe een begroting er moet uitzien. Het is wel nuttig dat ze dezelfde vorm heeft als de jaarrekening van de vzw. De jaarrekening van het afgelopen jaar kan daarvoor als basis dienen.
Als je vzw subsidies ontvangt van verschillende overheden, deel je de begroting best in volgens werkdomein of project. Zo wordt het meteen duidelijk waarvoor je de geoormerkte subsidie(s) inzet.
Als hulpmiddel stelde Formaat een tool op. Hierin vind je (bijna) alle mogelijke inkomsten en uitgaven. Zo zie je niets over het hoofd.
Meerjarenbegroting
Wanneer het mandaat van het bestuur langer dan een jaar duurt, kan het zinvol zijn om een begroting op te maken die meerdere begrotingsjaren omvat en elk jaar wordt verfijnd. Een bestuur met een mandaat van drie jaar kan bijvoorbeeld beslissen om in het derde jaar een grote investering te doen en daarvoor in de eerste twee jaar een flinke reserve aan te leggen.
Wat als de algemene vergadering de begroting afkeurt?
Het is perfect mogelijk dat de algemene vergadering het begrotingsvoorstel van het bestuur niet volgt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als er een begroting met verlies wordt ingediend terwijl de financiële situaties van de vzw al niet rooskleurig is.
De algemene vergadering is het hoogste orgaan in een vzw en als zij beslist dat de begroting niet goed is, moet het bestuur zijn huiswerk opnieuw maken. Als op dezelfde vergadering een bestuursverkiezing is gepland, moet die worden uitgesteld. Door de beslissing van de algemene vergadering wordt het mandaat even verlengd. Het is ook de algemene vergadering die de deadline bepaalt voor een nieuw begrotingsvoorstel.
Begrotingscontrole
Het heeft weinig zin om jaarlijks een begroting op te maken en er dan verder niets mee te doen. Het is de taak van het bestuursorgaan om de goedgekeurde begroting regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) te controleren en eventueel bij te sturen. Een controle spitst zich zowel toe op uitgaven als inkomsten.
De uitgaven kunnen bijvoorbeeld worden onderschat. Dat kan het gevolg zijn van sterk gestegen prijzen (energie, drank…), maar ook door tegenvallers (niet-verzekerde schadegevallen, boetes, dringende herstellingen…) of omdat het vakantiegeld moest worden betaald van een vertrekkende medewerker.
De inkomsten kunnen ook worden overschat. Een langdurige sluiting zorgt voor minder drankinkomsten. Je kan subsidies mislopen. Misschien ging een grote fuif niet door of leverde ze niet de winst op die je had verwacht.
Het is trouwens ook een probleem als je de inkomsten onderschat. Als je pas half december vaststelt dat de drankomzet hoger is dan 80.000 euro, dan betekent dit dat je btw-plichtig zal worden. En dat heeft dan weer een erg grote impact op jouw werking.
Door regelmatig de begroting te controleren kan je als bestuur ook tijdig maatregelen nemen om liquiditeitsproblemen te vermijden. Met andere woorden: om te voorkomen dat je zonder geld zit.
