Administratieve verplichtingen en aansluitingen

Voor het starten van een arbeidsovereenkomst dien je verschillende administratieve plichten en aansluitingen te vervullen. Sommige daarvan gebeuren automatisch. We raden je aan om je hiervoor aan te sluiten bij een sociaal secretariaat. Zo ben je zeker dat je in orde bent met alle formaliteiten en vermijd je boetes en toeslagen.

De belangrijkste formaliteiten:

  • Dimona-aangifte bij RSZ (vanaf dag 1 tewerkstelling)

De Dimona-aangifte houdt in dat je de RSZ op de hoogte brengt dat er een werknemer bij jou in dienst gaat. Ook hier volgt een sanctie indien je de tewerkstelling niet op tijd doorgeeft (uiterlijk bij indiensttreding). Formaat raadt aan om de Dimona-aangifte te regelen via het sociaal secretariaat.

  • Kinderbijslagfonds (vanaf dag 1 tewerkstelling, ook voor werknemers zonder kinderen)

De aansluiting bij het kinderbijslagfonds is gratis en moet gebeuren binnen de 90 kalenderdagen na de aanwerving van de eerste werknemer. Na die termijn wordt de werkgever automatisch aangesloten bij het Federale agentschap voor de kinderbijslag (FAMIFED). De meeste sociale secretariaten bieden deze dienst eveneens aan?

  • Dienst ter preventie en bescherming (ten laatste 90 dagen na aanvang)

Iedere werkgever moet een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk oprichten. Deze ondersteunt hem bij het toepassen van de te nemen maatregelen in het kader van het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. Omdat jeugdhuizen te klein zijn om zo’n dienst op te richten, kunnen ze beroep doen op een externe dienst. Intern moeten ze wel een preventieadviseur aanstellen ter behartiging van de preventiemaatregelen. De dienst preventie heeft verschillende doelstellingen: arbeidsrisico’s identificeren, preventieplannen opstellen, oorzaken van arbeidsongevallen onderzoeken, advies geven.

  • Arbeidsongevallenverzekering (vanaf dag 1 tewerkstelling).

Het is verplicht een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten vóór de eerste werkdag. Anders volgt een sanctie.