10 tips voor wie een project wil aanvragen of verderzetten

  1. Dubbelcheck de criteria. Je doet er goed aan om regelmatig even het reglement erbij te nemen om te verzekeren dat jouw jeugdhuis nog aan alle criteria voldoet. Vergeet bijvoorbeeld niet de leeftijd van de leden van de algemene vergadering na te gaan want elk jaar worden die een jaartje ouder…
  2. Zorg voor draagvlak, stel een stuurgroep samen met jongeren uit het jeugdhuis (vrijwilligers uit de kern, raad van bestuur, deelnemers uit het project) en externen (organisaties, partners, jeugdraad, cultuurraad, jeugddienst). Betrek hen bij het dromen over én het concreet plannen van het project. Zo vergroot je draagvlak en ontdek je misschien onverwachte, interessante partnerschappen. Koppel regelmatig terug naar de andere vrijwilligers in het jeugdhuis. Licht het afgewerkte aanvraag- of afrekeningsdossier voor het indienen ook toe aan de raad van bestuur van het jeugdhuis, zij dienen finaal de documenten te ondertekenen.
  3. Denk na over wat jouw project bovenlokaal maakt. Het bovenlokale aspect kan verschillende dimensies hebben. Je geeft hier zelf invulling aan. Misschien werk je samen met organisaties of jeugdhuizen van buiten de stad of gemeente? Misschien maak je resultaten uit het project die zichtbaar over gans Vlaanderen? Of misschien richt het project zich expliciet op deelnemers van buiten de stad of gemeente? Tip: jeugdhuizen met bovenlokale projecten vinden elkaar regelmatig in regionale samenwerkingen maar op grotere schaal zijn er twee overkoepelende initiatieven die bovenlokale projecten verenigen: Haven voor projecten ondernemerschap en Radar Under Construction voor projecten artistieke expressie (maar ondernemende jongeren zijn ook welkom!).
  4. Denk na over wat jouw project projectmatig maakt. Een project is per definitie afgebakend in de tijd en heeft een duidelijk begin- en eindpunt, een start en een slot. Een bovenlokaal project als kapstok heeft dan wel een duurzaam karakter maar daaronder creëer je het best een visie op trajecten die starten, ergens heen gaan en worden afgerond of zich heruitvinden. Hierrond bouw je het ‘jaarlijks’ projectdossier op. Zorg dat je een visie hebt op wanneer zo’n traject voor jullie afgelopen is, wat er dan veranderd is, hoe je daar naar toe werkt en wat de volgende stap kan zijn.
  5. Ga op tijd op zoek naar de juiste partners. Ga in gesprek en leg intenties vast in een intentieverklaring. Start gerust enkele maanden voor de deadline met het contacteren van partners voor verkennende gesprekken. Met andere woorden: nodig uzelf uit voor een koffie. Soms gaat er wat tijd over voor je een match of de juiste contactpersoon binnen grotere organisaties vindt. Durf jouw brede regio te verkennen! Onderschat niet dat sommige organisaties ver op voorhand plannen. Last-minute vragen om een oppervlakkig partnerschap komt dan ook niet professioneel over. Heb je een enthousiaste partner gevonden, dan geeft een intentieverklaring het toekomstig partnerschap extra gewicht, zowel naar die organisatie als naar de overheid toe. Je maakt zo’n intentieverklaring in een wip met de sjablonen die je hier vindt. En het hier houdt het niet op. Soigneer uw netwerk! Stuur na de deadline het ingediende dossier naar je partners. Het is fijn om zo op de hoogte worden gehouden. Zo weten je partners dat je aan hen denkt en in welke fase het project zicht bevindt.
  6. Gebruik de leidraden van Formaat. Hoe ver je moet gaan in een aanvraagformulier bij het uitschrijven van een visie? Hoe vernieuwend moet het idee zijn? Hoe gedetailleerd moet de concrete de planning zijn? Welke kosten komen precies in aanmerking? Elk subsidiekanaal heeft zijn verwachtingen. En ook de bovenlokale projecten zijn uniek in hun soort en beoordeling. Formaat verspreidt voor al wie een dossier wil schrijven een uitgebreide leidraad met tips & tricks, interpretatie van vragen en indicaties naar lengte en vorm.
  7. Gebruik de financiële tools van Formaat. De financiële kant van de bovenlokale projecten is niet zo complex. Toch gebeuren er toch nog regelmatig foutjes die achteraf niet voordelig uitdraaien voor het jeugdhuis. Formaat maakte handige tools die je een stuk op weg zetten om strakker financieel te plannen en af te rekenen, zowel voor werkings- als personeelskosten.
  8. Vermijd deadlinewerk: maak een planning op zodat je je ruim op tijd klaar bent met de aanvraag. Dit geeft je tijd om de begroting te laten dubbelchecken door de financieel verantwoordelijke van het jeugdhuis (en door Formaat), de inhoud nog even voor te leggen aan partners, de projectstuurgroep of Formaat. Twee weken op voorhand ongeveer 80% van het inhoudelijk en financieel plaatje rond hebben lijkt ons ideaal en het is ook goed voor de gemoedsrust.
  9. Communiceer met de subsidiërende overheid. De overheid investeert flink in de bovenlokale projecten en is dan ook graag op de hoogte van het reilen en zeilen ervan. Af en toe komen ze eens langs om te zien hoe het loopt en of de criteria wel in orde zijn. Daarnaast hoef je zeker niet te wachten op aanvraag- of afrekeningsformulieren om eventuele wijzigingen door te geven (een verhuis, een langere sluitingsperiode, personeelswissels, inhoudelijke bijsturingen aan het project,…). Zet gerust eventuele wijzigingen op mail aan de contactpersoon van Afdeling Jeugd of neem de telefoon en licht het verhaal mondeling toe. Heb je twijfels over hoe je dit het best aanpakt, ga dan eerst te rade bij Formaat.
  10. Ga te rade bij je collega's. In 2018 vinden er niet minder dan 70 bovenlokale projecten artistieke expressie en ondernemerschap plaats. Dat betekent véél collegaprojectmedewerkers of collegabestuurders in jeugdhuizen waar doorheen de jaren een pak ervaring en expertise werd opgebouwd. Er is een facebookgroep specifiek voor projectmedewerkers, waar alle vragen aan collega’s kunnen worden gesteld en er volop tips worden uitgewisseld. Contacteer Formaat als je toegang wenst tot de groep of op zoek bent naar jeugdhuizen met ervaring of netwerk die voor jouw project een meerwaarde zijn. Wij brengen jullie graag in contact.