1. Bezint eer ge begint

Een wervingscampagne opzetten vraagt voorbereiding. Probeer een antwoord te vinden op volgende vragen:

• Wat is ons imago, hoe zijn we gekend?
• Voor welke taken zoeken we vrijwilligers?
• Wat hebben we te bieden?
• Welke middelen hebben we en waarop kunnen we een beroep doen?

2. De opdracht

Omschrijf zo goed mogelijk naar welke personen je op zoek bent en wat er juist van hen gevraagd wordt. Op basis hiervan kun je een profiel opstellen van de medewerkers die je wenst te werven. Dit kan je helpen om te bepalen waar je deze potentiële medewerkers best kunt gaan zoeken.

3. De boodschap

Bij het werven van medewerkers moet je boodschap mensen kunnen overtuigen. Denk daarom goed na over wat je gaat vertellen en de manier waarop. Volgende zes zaken zijn een must:

• informatie over de werking van het jeugdhuis;
• een taakomschrijving (Waarvoor zoek je medewerkers?);
• het engagement (Wat verwacht je? Duur, intensiteit …);
• het 'type' medewerker dat je zoekt (Waarom spreek je hem of haar aan?)
• de return (Wat heb je te bieden? Wat krijgt de vrijwilliger in ruil voor zijn engagement?);
• praktische afspraken i.v.m. de procedure (Hoelang heeft de persoon nog bedenktijd? Bij wie kan hij terecht met vragen?).

4. Wervingsmethodes

De manier waarop je de wervingscampagne uitvoert, is belangrijk voor het uiteindelijke resultaat. Een frisse en aantrekkelijke campagne zal sowieso meer mensen bereiken. Een aantal mogelijke methodes:

• persoonlijk aanspreken;
• mond-aan-mondreclame;
• advertentie in het jeugdhuiskrantje;
• promotie via sociale netwerksites op internet.

Het onthaal

Het onthaal van nieuwe medewerkers heeft een grote invloed op hun beslissing om zich al dan niet verder te engageren. Een eerste indruk is heel belangrijk. Je kan best als jeugdhuis een onthaalbeleid ontwikkelen voor alle nieuwe medewerkers. Hierin kan je bepalen welke informatie en ondersteuning je geeft aan nieuwe medewerkers en hoe je hen begeleidt bij hun integratie binnen de vrijwilligersgroep.

Tip: Werk bijvoorbeeld met een peter- en meterschap. Iedere nieuwkomer krijgt één persoon, een meter of peter toegewezen. Deze persoon vormt het aanspreekpunt. De meter of peter kan de nieuwe vrijwilliger informatie geven rond bepaalde zaken, kan dingen vertellen over het verloop van vergaderingen …

5. Evaluatie

Tijdens de wervingsperiode kan je het draaiboek er af en toe bijnemen en kijken of de vooropgestelde planning nog overeenkomt met de realiteit. Uiteindelijk kan een eindevaluatie gemaakt worden. Heb je je doel bereikt? Heb je nieuwe leden kunnen betrekken? Heb je nieuwe medewerkers gevonden? Evalueren is een stap die al eens overgeslagen wordt, maar het is een noodzakelijke stap. Enkel door te evalueren kan je tijdig bijsturen.