Vrijwilligersvergoeding

Vrijwilligers zijn de spil van een jeugdhuiswerking, dankzij hen kan de werking draaiende blijven. Afhankelijk van de taken die een vrijwilliger uitoefent, kunnen er kosten gemaakt te worden. Kosten die bewezen kunnen worden, maar evengoed kosten die moeilijk te bewijzen zijn. Via de vrijwilligersvergoeding kan je kosten van medewerkers vergoeden op een gemakkelijke en legale manier.

Er zijn twee soorten vrijwilligersvergoedingen: de reële kostenvergoeding en de forfaitaire kostenvergoeding. Belangrijk om weten is dat beide vergoedingen niet gemengd mogen worden. Een vrijwilliger kan een reële OF een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen. De enige uitzondering hierop zijn de vervoersonkosten. Een vrijwilliger mag een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen EN zijn vervoersonkosten recupereren via de reële kostenvergoeding voor maximum 2000 km per jaar.

Reële kostenvergoeding

Bij een reële kostenvergoeding, betaal je je vrijwilligers terug wat zij werkelijk uitgaven. Het gaat bijvoorbeeld om de aankoop van een treinticket, een zak chips voor de vergadering, decoratie voor het kerstfeestje …

Deze kosten moeten in principe bewezen worden. Dit kan door facturen, aankoopbewijzen, tickets … te vragen aan de vrijwilligers. Voor het terugbetalen van reële kosten is er geen maximum, maar buitensporige bedragen worden niet aanvaard.

Natuurlijk zijn er kosten die moeilijk bewezen kunnen worden. Denk maar aan telefoonkosten (indien bijvoorbeeld het vaste telefoontoestel thuis gebruikt wordt), internetkosten of vervoersonkosten. In deze gevallen mag je de onkosten ramen. Je gebruikt hiervoor best telkens dezelfde onkostennota die je invult. Vergeet ook niet om alle bewijsstukken goed bij te houden.

Forfaitaire kostenvergoeding

Bij een forfaitaire kostenvergoeding moet je de kosten niet kunnen bewijzen. Je geeft een vast (forfaitair) bedrag aan de vrijwilliger. De wet veronderstelt wel dat het om een vergoeding gaat voor gemaakte kosten. Anders is spreken we immers over een loon en gaat het niet meer om vrijwilligerswerk.

Maxima

Een vrijwilliger mag per kalenderjaar maximum 1208,72 euro aan forfaitaire kostenvergoedingen ontvangen. Bovendien mag de vergoeding niet groter zijn dan 30,22 euro per dag. Een vrijwilligers die het bedrag overschrijdt is niet langer vrijgesteld op fiscaal vlak en met betrekking tot de sociale zekerheid. De maxima gelden voor al het vrijwilligerswerk dat iemand uitoefent. Wie dus als vrijwilliger bij meerdere organisaties forfaitaire kostenvergoedingen ontvangt, houdt het optelsommetje best goed in de gaten.

Boekhouding

Schrijf de forfaitaire kostenvergoeding in je boekhouding als ‘onkosten aan vrijwilligers’ of ‘vrijwilligersvergoeding’. Het bewijsmateriaal voor deze vergoedingen wordt gevormd door het vrijwilligersregister. Dit is een document met de namen en adresgegevens van de betreffende vrijwilligers, met telkens de datum waarop ze een vergoeding ontvangen én het bedrag. Laat de vrijwilligers best handtekenen. Voor het register zijn er geen vormvereisten, je mag dit zelf maken.

Interessant om weten

  • Je mag vrijwilligers een vergoeding geven in natura. Het gaat hier bijvoorbeeld om het geven van bioscooptickets, cd-bons … De waarde van deze vergoedingen mag echter de maxima niet overschrijden.
  • Je mag vrijwilligers belonen. Je mag hen gerust een geschenkje geven of trakteren op een etentje. Zolang dit niet regelmatig gebeurt en de waarde van het geschenk niet buitensporig hoog is, is er geen probleem. De grens met vergoedingen in natura is vaag.
  • De forfaitaire kostenvergoeding mag niet aan een bepaalde prestatie gekoppeld worden. Zo mag je niet zeggen ‘4 uur kuisen = 30 euro’. Dan is er immers sprake van een loon. Wees voorzichtig!