De meeste jeugdhuizen beperken zich in selectieprocedure tot een sollicitatiegesprek. Maar er bestaan nog heel wat mogelijkheden om een selectie te maken onder de kandidaten. Dat is zeker aangewezen als je veel kandidaturen binnen krijgt. Uit de motivatiebrieven en de CV’s kan je zeker al een aantal kandidaten afschrijven omdat ze niet aan het gewenste profiel voldoen. Je kan een beoordelingskader opstellen om de kandidaten zo objectief mogelijk te rangschikken, om dan enkel de ‘beste’ kandidaten uit te nodigen voor een gesprek of proef.

Selectiecomité

Voor de beoordeling van de kandidaten kan je best beroep doen op een selectiecomité. De samenstelling daarvan mag zeker niet onderschat worden. Er moet immers een werknemer gekozen worden, die zeer nauw zal samenwerken met de medewerkers. Veel betrokkenen willen hierover iets in de pap te brokken hebben.

Een tijdelijk selectiecomité van 3 tot 8 personen, dat een weerspiegeling is van de medewerkersploeg is ideaal: enkele bestuurders, één of meer kernleden en/of werkgroepen. Zorg er ook voor dat er enkele mensen met sollicitatie-ervaring in dit groepje zitten. En je kan natuurlijk ook beroep doen op externe deskundigen, zoals Formaat of de jeugddienst.

Schriftelijke proef

Een schriftelijke proef is een goed middel om na te gaan hoe het gesteld is met parate kennis over het jeugdwerk, de jeugdhuiswereld, groepsprocessen …. Via open vragen kan je een beeld vormen van de manier waarop de kandidaten een situatie zouden aanpakken. Zeer nuttig, maar dat vraagt meer naleeswerk. De organisatie van een schriftelijke proef wordt natuurlijk ook gebruikt als selectiemiddel, waarna je de beste kandidaten weerhoudt voor een gesprek.

Sollicitatiegesprek

Het belangrijkste moment van de procedure is natuurlijk het sollicitatiegesprek. Hier kan je je niet enkel een beeld vormen van de capaciteiten van de kandidaat, maar ook ervaren hoe die overkomt en omgaat met het doelpubliek van het jeugdhuis. Voorzie zeker een halfuur per kandidaat. Na elk gesprek reserveer je wat tijd om onderling de eerste indrukken en reacties uit te wisselen. In dit gesprek kan je ook concrete realistische jeugdhuissituaties aanbrengen. Maak er een aangenaam gesprek van en geen kruisverhoor. Het is belangrijk dat dit gesprek goed voorbereid wordt, bv. aan de hand van een plan of gesprekschema, zodat je de kandidaten met elkaar kan vergelijken. Je zoekt immers de meeste geschikte kandidaat voor jouw jeugdhuis.

Tijdens een gesprek moet de informatie in twee richtingen gaan. De organisatie wil niet alleen meer weten over de sollicitant, de sollicitant moet ook goed geïnformeerd worden over de organisatie en de toekomstige jobinhoud.

Aanwerving

Breng de gekozen kandidaten zo snel mogelijk op de hoogte. Verwittig ook de kandidaten die het niet gehaald hebben. Je kan eventueel een aantal redenen opgeven waarom de kandidaat niet weerhouden is, zodat hij/zij hieruit kan leren.

Voorzie ook een werfreserve of maak een top drie van de beste kandidaten, want de kans bestaat dat de gekozen kandidaat toch afziet van de betrekking.

Dan kan je de formaliteiten in orde brengen: een arbeidsovereenkomst opmaken, praktische werkafspraken (bv. werkuren) … Hou er ook rekening mee dat er - als iemand nog elders aan het werk is - een opzegtermijn vervuld zal moeten worden.